Đơn hàng từ sàn về VOMA

  # Đơn hàng từ sàn về VOMA     Bài này dành cho kế toán và nhân viên bán hàng cần tìm một đơn khách đặt trên TikTok Shop trong VOMA, và cần hiểu vì sao đơn đó hiển thị như vậy.     ## Đơn đi vào VOMA theo đường nào     1. Khách đặt hàng trên TikTok Shop.  2. Sàn báo cho VOMA rằng có đơn thay đổi.  3. VOMA hỏi lại sàn để lấy nội dung đơn đầy đủ, rồi lưu một bản chụp của đơn đó.  4. VOMA chuyển bản chụp sang OMS. Ở đây đơn mới thành đơn hàng thật để xử lý.     Toàn bộ chuỗi này chạy ngầm, thường xong trong vòng dưới một phút. Không có nút "Lấy đơn" nào trên màn hình nghiệp vụ.     ## Tìm đơn ở đâu     Đơn từ sàn **không có màn hình riêng**. Chúng nằm chung với đơn tự tạo.     1. Trong OMS, mở **Đơn hàng (Orders)**.  2. Xem cột **Kênh bán** để biết đơn đến từ đâu.  3. Dùng ô lọc **Kênh bán hàng (Tất cả)** để chỉ xem đơn của một kênh.  4. Bấm vào mã đơn để mở **Chi tiết đơn hàng**.     Các cột trong danh sách là **Mã đơn**, **Khách hàng**, **Kênh bán**, **Tổng tiền**, **Trạng thái**, **Ngày tạo**, **Thao tác**.     **Mã đơn của đơn từ sàn chính là mã đơn bên sàn.** Không có tiền tố nào thêm vào. Vì vậy có thể sao chép mã đơn từ Seller Center rồi dán thẳng vào ô tìm kiếm của OMS.     ## Trạng thái sàn đổi thành trạng thái nào trong VOMA     | Trạng thái | Ý nghĩa dễ hiểu | Ai tác động được |  | --- | --- | --- |  | `ON_HOLD` | Sàn đang giữ đơn, chưa cho xử lý | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `DRAFT`. |  | `UNPAID` | Khách chưa thanh toán | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `DRAFT`. |  | `AWAITING_SHIPMENT` | Đơn chờ giao cho vận chuyển | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `CONFIRMED`. |  | `AWAITING_COLLECTION` | Đơn chờ đơn vị vận chuyển tới lấy | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `CONFIRMED`. |  | `CANCELLED` | Đơn đã hủy trên sàn | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `CANCELLED`. |  | `COMPLETED` | Đơn đã hoàn tất trên sàn | Sàn quyết định. Vào VOMA thành `COMPLETED`. |     Trạng thái sàn nào không nằm trong bảng trên thì **VOMA giữ nguyên trạng thái đang có**. Đơn mới rơi vào trường hợp này sẽ nằm ở `DRAFT`. Đây là lý do một đơn đang chạy bình thường bên sàn vẫn có thể nằm im ở `DRAFT` trong OMS.     Sau khi đơn đã vào OMS, việc xử lý tiếp theo (duyệt đơn, đẩy sang kho, giao hàng) chạy theo quy trình đơn hàng bình thường của VOMA.     ## Chống nhận nhầm bản cũ     Sàn có thể báo nhiều lần cho cùng một đơn. VOMA xử lý như sau:     - Mỗi lần sàn báo được ghi nhận **đúng một lần**; báo trùng bị bỏ qua.  - Khi so hai bản của cùng một đơn, VOMA chỉ nhận bản có **thời điểm cập nhật mới hơn hoặc bằng**. Bản cũ đến muộn bị bỏ qua, không làm đơn lùi trạng thái.     ## Khớp khách hàng     Đơn từ sàn được gắn vào một khách hàng trong VOMA theo **mã người mua của sàn**, không theo số điện thoại. Hệ quả cần biết:     - Khách mua trên sàn **không tự gộp** với khách đã có sẵn trong VOMA, kể cả khi cùng một người và cùng số điện thoại.  - Trong hồ sơ khách sinh ra từ sàn, ô số điện thoại chứa mã ghép của kênh và người mua chứ không phải số điện thoại thật. Số điện thoại giao hàng nằm trong thông tin đơn.  - Khi đơn ở `ON_HOLD`, sàn che tên và địa chỉ người nhận. VOMA vẫn nhận đơn, chỉ để trống các ô bị che. Khi sàn mở thông tin, VOMA điền vào; VOMA **không ghi đè bằng giá trị rỗng**, nên thông tin đã có sẽ không bị xóa mất.     ## Khớp sản phẩm     Đơn từ sàn lưu **mã SKU đúng như sàn gửi**, không đối chiếu với danh mục sản phẩm lúc nhận. Việc đối chiếu chỉ xảy ra muộn hơn, khi phân bổ tồn kho, và đối chiếu bằng cách so khớp **chính xác từng ký tự** của mã SKU.     Hệ quả: nếu mã SKU trên sàn khác mã SKU trong VOMA dù chỉ một ký tự, đơn vẫn vào được OMS nhưng tới bước phân bổ sẽ báo **thiếu hàng**, chứ không báo "không có sản phẩm này". Khi gặp đơn báo thiếu hàng mà kho vẫn còn, việc đầu tiên là so mã SKU hai bên.     Giá trên đơn lấy từ sàn, không lấy từ bảng giá trong PIM. Đây là điều đúng: giá khách đã trả là giá của sàn.     ## Cái gì không làm được trên màn hình hiện tại     - **Không có nút lấy đơn thủ công.** Màn hình kênh của OMS chỉ cho sửa mã kênh, tên kênh và trạng thái hoạt động.  - **Không đẩy trạng thái ngược lên sàn.** Đơn xử lý xong trong VOMA thì bên sàn không tự đổi theo; vẫn phải cập nhật trên Seller Center.  - **Không có màn hình xem các lần sàn báo về.** Khi nghi ngờ mất đơn, không tự tra được; phải nhờ người quản trị.  - **Không có bảng ghép mã SKU giữa sàn và VOMA.** Muốn khớp thì mã hai bên phải trùng nhau.  - **Không có màn hình lọc riêng đơn từ sàn** ngoài ô lọc theo kênh.     ## Khi một đơn không thấy trong VOMA     1. Kiểm tra dòng kết nối gian hàng còn ở `ACTIVE` hay không. Kết nối `EXPIRED` hoặc `REVOKED` là nguyên nhân hay gặp nhất.  2. Tìm bằng đúng mã đơn của sàn trong ô tìm kiếm của **Đơn hàng (Orders)**, vì mã đơn hai bên giống nhau.  3. Bỏ hết bộ lọc trạng thái và bộ lọc kênh rồi tìm lại, phòng trường hợp đơn đang nằm ở `DRAFT`.  4. Nếu vẫn không thấy, ghi lại mã đơn, thời điểm khách đặt và tên gian hàng, rồi chuyển cho người quản trị. Đừng tạo tay một đơn mới để bù, vì khi đơn thật về sẽ thành hai đơn.     ## Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận     - Cần xác nhận cách xử lý khách hàng sàn trùng với khách hàng sẵn có, vì hệ thống không tự gộp.  - Cần xác nhận trạng thái sàn nào ngoài sáu trạng thái đã liệt kê cần được đưa vào bảng đổi trạng thái.  - Cần xác nhận ai chịu trách nhiệm cập nhật trạng thái đơn trên Seller Center sau khi VOMA giao xong.