Lịch sử revision
Khách hàng và địa chỉ giao hàng trên đơn
# Khách hàng và địa chỉ giao hàng trên đơn Tài liệu này dành cho nhân viên bán hàng và kế toán khi cần nhập đúng người mua và địa chỉ nhận hàng trên đơn, sửa lại khi khách báo thay đổi, và biết chỗ nào hệ thống khóa không cho sửa. ## Chọn khách hàng khi lập đơn 1. Mở **Đơn hàng (Orders)**, chọn **Tạo Đơn hàng Nháp**. 2. Ở khối **Thông tin khách hàng & vận chuyển**, ô **Khách hàng** ban đầu ghi *Chưa chọn khách hàng*. 3. Bấm **Tìm kiếm** để mở cửa sổ **Chọn khách hàng**. 4. Gõ tên hoặc số điện thoại vào ô **Tìm theo tên hoặc số điện thoại...**. 5. Bấm vào dòng khách cần chọn (bên phải dòng có chữ **Chọn →**). 6. Ô **Khách hàng** hiện tên kèm số điện thoại trong ngoặc. Ngay khi chọn khách, hệ thống **tự chép địa chỉ trong hồ sơ khách** xuống ô **Địa chỉ giao hàng** của đơn. Nếu hồ sơ khách chưa có địa chỉ, ô này để trống và bạn phải tự nhập. Giới hạn cần biết: cửa sổ **Chọn khách hàng** chỉ nạp sẵn 100 khách hàng mới nhất và ô tìm chỉ lọc trong đúng 100 khách đó. Nếu khách cũ không hiện ra dù chắc chắn đã có, đừng tạo trùng — hãy tra ở màn hình **Khách hàng (Customers)** trước. ## Thêm nhanh khách hàng mới ngay trong đơn 1. Trong cửa sổ **Chọn khách hàng**, bấm **Tạo mới KH**. 2. Cửa sổ **Thêm nhanh khách hàng mới** yêu cầu **Tên Khách hàng** và **Số điện thoại**; **Email** và **Địa chỉ giao hàng** là tùy chọn. 3. Bấm **Lưu & Chọn**. Khách mới được chọn luôn vào đơn và địa chỉ vừa nhập được chép xuống ô **Địa chỉ giao hàng**. Số điện thoại là chìa khóa nhận diện khách. Hệ quả rất dễ gây nhầm khi ghi sổ: - Nếu số điện thoại đã tồn tại, hệ thống **trả về khách cũ** thay vì tạo khách mới. Tên bạn vừa gõ **không** ghi đè lên tên cũ. Sau khi lưu, hãy nhìn lại ô **Khách hàng** xem có đúng tên mong đợi không. - Nếu khách đó trước kia đã bị xóa, hệ thống khôi phục lại và lần này **có** cập nhật tên, email, địa chỉ theo những gì bạn vừa nhập. - Cửa sổ thêm nhanh trong đơn không kiểm tra định dạng số điện thoại, nên gõ nhầm chữ vẫn lưu được. Màn hình **Khách hàng (Customers)** thì bắt buộc số điện thoại chỉ chứa chữ số. ## Địa chỉ giao hàng trên đơn Ô **Địa chỉ giao hàng** là một ô chữ tự do, gợi ý nhập theo dạng *Số nhà, tên đường, Phường, Quận, Thành phố*. - Bắt buộc, không được để trống; nếu trống, khi lưu sẽ báo *Địa chỉ giao hàng là bắt buộc*. - Hệ thống **không** tách riêng tỉnh, quận/huyện, phường/xã và **không** kiểm tra địa chỉ có thật hay không. - Không có ô tên người nhận và số điện thoại người nhận riêng. Người nhận mặc định là khách hàng trên đơn. Nếu giao cho người khác, cách duy nhất hiện có là ghi rõ trong ô **Ghi chú đơn hàng**. - Địa chỉ trên đơn là **bản sao tại thời điểm lập đơn**. Sửa địa chỉ trong hồ sơ khách về sau **không** làm thay đổi các đơn đã lập. ## Sửa khách hàng và địa chỉ sau khi đã lưu đơn 1. Mở đơn ở danh sách, bấm **Xem** để vào **Chi tiết đơn hàng**. 2. Bấm **Chỉnh sửa đơn hàng** (nút chỉ hiện với đơn nháp). 3. Trong form **CẬP NHẬT ĐƠN HÀNG NHÁP**, đổi khách bằng nút **Tìm kiếm**, hoặc sửa trực tiếp ô **Địa chỉ giao hàng**. 4. Bấm **Lưu đơn hàng Nháp**. Lưu ý: khi đổi sang khách khác, địa chỉ trong hồ sơ khách mới **được chép đè** lên ô địa chỉ đang có. Hãy kiểm tra lại ô địa chỉ sau mỗi lần đổi khách. | Trạng thái | Ý nghĩa dễ hiểu | Ai tác động được | | --- | --- | --- | | `DRAFT` | Đơn nháp | Người lập đơn sửa được cả khách hàng lẫn địa chỉ qua **Chỉnh sửa đơn hàng** | | `CONFIRMED` | Đã xác nhận | Không ai sửa được trên màn hình; nút chỉnh sửa không hiện | | `PROCESSING`, `PICKING`, `PACKED`, `SHIPPED` | Kho đang xử lý hoặc đã giao vận | Không ai sửa được trên màn hình | | `CANCELLATION_PENDING` | Đang chờ kho hoàn tất hủy | Không ai sửa được; không dùng việc sửa địa chỉ để "cứu" đơn | | `COMPLETED`, `CANCELLED` | Mốc kết thúc | Không ai sửa được | Nếu khách đổi địa chỉ sau khi đơn đã duyệt, đừng tìm cách sửa trên màn hình. Hãy báo ngay cho người phụ trách kho hoặc đơn vị vận chuyển theo quy trình nội bộ, và giữ nguyên đơn để còn đối chiếu. ## Màn hình Khách hàng (Customers) 1. Ở menu bên trái, mục **Tổng quan**, chọn **Khách hàng (Customers)**. 2. Màn hình **Quản lý Khách hàng** có bảng gồm **Tên khách hàng**, **Số điện thoại**, **Email**, **Địa chỉ**, **Ngày tạo**, **Thao tác**. 3. Ô tìm kiếm ở đây tra được theo **tên, số điện thoại hoặc email**, trên toàn bộ danh sách chứ không giới hạn 100 dòng như cửa sổ chọn khách trong đơn. 4. Bấm **Thêm Khách hàng** để mở cửa sổ **Thêm Khách hàng mới**, hoặc **Sửa** trên một dòng để mở **Cập nhật Khách hàng**. Nút **Xóa** trên một dòng khách sẽ bị chặn nếu khách còn đơn chưa kết thúc. Hệ thống báo *Cannot delete customer with N active orders*, trong đó N là số đơn chưa ở `CANCELLED` hay `COMPLETED`. Muốn xóa, phải xử lý xong các đơn đó trước. Sửa hồ sơ khách chỉ đổi thông tin dùng cho **các đơn lập về sau**. Các đơn cũ vẫn giữ nguyên địa chỉ đã ghi. ## Khách hàng của đơn về từ sàn Đơn nhận về từ sàn không do người dùng nhập tay, nên phần khách hàng có mấy điểm riêng: - Hệ thống tạo một **khách đại diện** cho người mua trên sàn. Ô số điện thoại của khách này là một **mã ghép** dạng tên sàn nối với mã người mua, không phải số gọi được. Đừng dùng nó để liên hệ và đừng sửa thành số thật. - Tên và địa chỉ của khách đại diện được cập nhật lại theo bản dữ liệu mới nhất mà sàn gửi về, miễn là giá trị gửi về không rỗng. - Sàn có thể che thông tin người mua khi đơn còn chờ, nên bản đầu tiên có thể **không có địa chỉ**. Địa chỉ thật về ở lần cập nhật sau. Đơn thiếu địa chỉ ở giai đoạn này là bình thường, không phải lỗi nhập liệu. - Bản cập nhật cũ về muộn sẽ bị bỏ qua, nên địa chỉ đã có không bị xóa mất. ## Những việc màn hình hiện chưa làm được - Lưu nhiều địa chỉ giao hàng cho một khách và chọn giữa chúng. - Ghi riêng tên và số điện thoại người nhận khác với người mua. - Tách địa chỉ thành tỉnh, quận/huyện, phường/xã hoặc kiểm tra tính hợp lệ. - Gộp hai hồ sơ khách bị trùng thành một. - Ghi mã số thuế của người mua trên đơn. ## Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận - Khi số điện thoại trùng mà tên khác, nên coi là cùng một khách hay là hai người? Hiện hệ thống mặc định là cùng một khách và giữ tên cũ. - Với khách lẻ không muốn cho số điện thoại, doanh nghiệp muốn quy ước số nào để tránh dồn hết vào một hồ sơ? - Trường hợp khách đổi địa chỉ sau khi đơn đã duyệt được xử lý theo quy trình nào, và ai là người xác nhận với đơn vị vận chuyển? - Mã số thuế người mua cần ghi ở đâu khi khách yêu cầu xuất hóa đơn cho công ty, vì đơn hàng hiện không có chỗ nhập.