Quản lý ký hiệu hoá đơn

  # Quản lý ký hiệu hoá đơn     Ký hiệu hoá đơn (kèm mẫu số) xác định một dải số hợp lệ để phát hành hoá đơn điện tử với một tài khoản nhà cung cấp. Màn "Ký hiệu hoá đơn" (`/series`) là nơi khai báo, sửa và ngưng dùng các dải số này cho người bán đang chọn.     ## Trước khi bắt đầu     - Đã chọn đúng người bán ở thanh phía trên.  - Người bán đã có ít nhất một tài khoản nhà cung cấp đang hoạt động (mở màn "Nhà cung cấp" để tạo trước nếu chưa có). Ký hiệu luôn gắn với một tài khoản nhà cung cấp, không đổi được sau khi tạo.  - Đã biết trước mẫu số và ký hiệu thật đã đăng ký/thông báo phát hành với cơ quan thuế cho tài khoản đó. Nguồn hiện có xác nhận đây là khai báo thủ công để hệ thống biết dải nào đang dùng; chưa có căn cứ cho thấy hệ thống tự động đăng ký mẫu số với cơ quan thuế thay người dùng (xem mục xác nhận cuối bài).     Nếu người bán chưa có ký hiệu đang hoạt động nào, mọi đơn hàng gửi sang từ OMS sẽ bị hệ thống từ chối cho tới khi khai báo xong.     ## Các trường của một ký hiệu hoá đơn     | Trường | Ý nghĩa |  | --- | --- |  | Mẫu số | Mã mẫu hoá đơn (vd: 1/001) |  | Ký hiệu | Ký hiệu hoá đơn (vd: C25MAA) |  | Loại chứng từ | VAT (hoá đơn giá trị gia tăng) hoặc SALES (hoá đơn bán hàng thông thường) |  | Số hiện tại | Số hoá đơn hệ thống ghi nhận là đã dùng gần nhất trên dải này |  | Trần | Giới hạn trên của dải; để trống nghĩa là không giới hạn |  | Trạng thái | Đang dùng hoặc Ngưng |  | Tài khoản NCC | Tài khoản nhà cung cấp mà ký hiệu này thuộc về; không đổi được sau khi tạo |     ## Thêm ký hiệu mới     1. Chọn người bán ở thanh phía trên.  2. Mở màn "Ký hiệu hoá đơn".  3. Chọn **Thêm ký hiệu**.  4. Chọn tài khoản nhà cung cấp — chỉ chọn được trong danh sách của người bán đang chọn, không gõ tay.  5. Nhập mẫu số và ký hiệu đúng như đã đăng ký với cơ quan thuế.  6. Chọn loại chứng từ.  7. Nhập trần số phát hành nếu muốn giới hạn dải, hoặc để trống nếu không giới hạn.  8. Lưu. Ký hiệu mới tạo có "Số hiện tại" bắt đầu từ 0.     ## Cảnh báo sắp hết số — và vì sao chưa nên tin tuyệt đối     Màn hình tính sẵn "còn lại" bằng Trần trừ Số hiện tại, và cảnh báo "Sắp hết số" khi còn dưới 500 số. Đây là con số hệ thống tính từ trường "Số hiện tại" lưu trong dải.     **Điểm cần biết trước khi dùng cảnh báo này để ra quyết định:** theo mã nguồn hiện tại, trường "Số hiện tại" chỉ được ghi khi tạo ký hiệu mới (mặc định 0) hoặc khi ai đó sửa tay qua form sửa — không có chỗ nào trong luồng phát hành thật (hàng đợi, tiến trình xử lý gọi nhà cung cấp) tự động tăng số này khi một hoá đơn thật được phát hành. Nói cách khác, "Số hiện tại" hiện không đồng bộ với số hoá đơn thật đã dùng ở nhà cung cấp, nên "còn lại" và cảnh báo "Sắp hết số" tính từ đó cũng không phản ánh đúng tình trạng dải thật.     Trong khi chờ khắc phục, kế toán nên tự theo dõi số đã phát hành thực tế (đối chiếu qua danh sách hoá đơn đã phát hành trên dải đó, hoặc qua cổng nhà cung cấp) thay vì chỉ dựa vào cảnh báo trên màn hình này để quyết định khi nào cần làm thông báo phát hành dải mới.     ## Sửa và ngưng dùng ký hiệu     - Sửa: mở dòng cần sửa, đổi mẫu số/ký hiệu/loại chứng từ/trần/trạng thái. "Số hiện tại" hiển thị nhưng chỉ đọc trên form sửa; màn hình không gửi trường này lên khi lưu.  - Muốn hạ trần xuống mức thấp hơn "Số hiện tại" sẽ bị chặn ngay trên form.  - Muốn bỏ trần (chuyển về không giới hạn) bằng cách xoá trắng ô Trần: nguồn hiện có ghi nhận hệ thống bỏ qua giá trị trống khi cập nhật, nên thao tác này hiện không có tác dụng — trần cũ vẫn giữ nguyên dù màn hình cho phép để trống.  - Ngưng dùng: chọn "Ngưng" ở dòng cần ngưng. Bản ghi không bị xoá, chỉ chuyển sang trạng thái ngưng; không có thao tác xoá hẳn.     ## Sai sót thường gặp     - Tin cảnh báo "Sắp hết số" là con số chính xác của dải đã dùng thật — xem mục cảnh báo ở trên.  - Sửa tay "Số hiện tại" mà không biết số hoá đơn thật đã dùng ở nhà cung cấp là bao nhiêu, dẫn tới trùng số hoặc thủng dải khi đối chiếu.  - Cố xoá trắng ô Trần để bỏ giới hạn cho một ký hiệu đã có trần — thao tác này hiện không có tác dụng.  - Tạo ký hiệu mới nhưng chọn nhầm tài khoản nhà cung cấp — không sửa lại được sau khi tạo, phải tạo ký hiệu khác.  - Quên rằng ngưng dùng một ký hiệu sẽ chặn phát hành mới trên dải đó ngay lập tức.     ## Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận     - "Số hiện tại" không được hệ thống tự tăng khi phát hành thật — đây là hành vi đã xác nhận trong mã nguồn và đã báo riêng để sửa. Cách kế toán nên đối chiếu số đã dùng thật trong lúc chờ khắc phục (đối chiếu qua đâu, tần suất bao nhiêu) chưa có quy trình chính thức.  - Hệ thống có tự động đăng ký/thông báo mẫu số, ký hiệu với cơ quan thuế hay không, hay việc khai báo ở đây chỉ để nội bộ dùng đúng dải đã đăng ký sẵn ngoài hệ thống — chưa có nguồn xác nhận.  - Quyền sửa tay "Số hiện tại" nên dành cho vai trò nào (kế toán, quản trị hệ thống) và khi nào mới được sửa — chưa có hướng dẫn nghiệp vụ.