Phát hành hoá đơn

- ## Khi nào được phát hành+ # Phát hành hoá đơn   - Hoá đơn chỉ được phát hành sau khi đơn hàng đã ở trạng thái **đã giao**. Phát hành sớm hơn sẽ lệch với số liệu kho và phải điều chỉnh thủ công về sau.+ Phát hành hoá đơn trong VOMA bắt đầu bằng việc kiểm tra người bán, ký hiệu và dữ liệu đơn hàng, sau đó đưa yêu cầu vào hàng đợi để hệ thống xử lý.   - ## Các bước+ ## Trước khi bắt đầu   - 1. Kế toán mở đơn hàng, kiểm tra mã số thuế người mua.- 2. Bấm **Phát hành**. Hệ thống gửi hoá đơn sang cơ quan thuế qua nhà cung cấp Viettel.- 3. Chờ trạng thái chuyển thành *đã cấp mã*. Bình thường mất dưới một phút.+ Kiểm tra các điều kiện sau:   - ## Thời hạn+ - Đã chọn đúng người bán.+ - Người bán có tài khoản nhà cung cấp đang hoạt động.+ - Người bán có mẫu số và ký hiệu hoá đơn đang hoạt động.+ - Đơn hàng có ít nhất một dòng hàng.+ - Mỗi dòng hàng có thuế suất hợp lệ. Hệ thống không tự đoán thuế suất khi dữ liệu thiếu hoặc sai.+ - Kênh bán đã có chính sách xác định khoản doanh thu nào được đưa lên hoá đơn.+ - Mã số thuế người bán trong yêu cầu khớp với tài khoản phát hành. Hệ thống còn kiểm tra lại ngay trước khi gửi.   - Hoá đơn phải được phát hành **chậm nhất trong ngày làm việc kế tiếp** kể từ ngày giao hàng.+ Nếu thiếu ký hiệu, hệ thống từ chối ngay và không tạo yêu cầu phát hành có dữ liệu giả.+  + ## Các bước phát hành từ màn hình VOMA+  + 1. Chọn người bán ở thanh phía trên.+ 2. Mở màn hình phát hành hoá đơn.+ 3. Chọn loại hoá đơn, mục đích là hoá đơn gốc, và ký hiệu hoá đơn đang hoạt động.+ 4. Nhập hoặc kiểm tra mã đơn hàng, người mua, dòng hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất.+ 5. Kiểm tra tổng tiền trước thuế, tiền thuế và tổng tiền thanh toán.+ 6. Chọn **Phát hành hoá đơn**.+ 7. Khi màn hình báo **Đã đưa vào hàng đợi phát hành**, ghi lại mã yêu cầu nếu cần theo dõi.+ 8. Mở hàng đợi phát hành để xem yêu cầu đã xử lý đến đâu.+ 9. Khi yêu cầu thành công, mở danh sách hoá đơn và kiểm tra số hoá đơn cùng hai trạng thái.+  + ## Đơn hàng gửi tự động+  + Khi hệ thống quản lý đơn hàng gửi đơn đã hoàn tất, VOMA có thể tự tạo yêu cầu phát hành. Nếu đơn đã hoàn tất nhưng không thấy yêu cầu, kiểm tra hàng đợi, người bán và kênh nhận đơn; môi trường hiện tại còn được ghi nhận là có thể thiếu cấu hình kênh chuyển đơn.+  + ## Mất bao lâu?+  + Nguồn hiện có không quy định thời gian cố định cho toàn bộ luồng. Hệ thống xử lý qua hàng đợi nên thời gian phụ thuộc vào thứ tự của ký hiệu và phản hồi của nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp xử lý bất đồng bộ, số hoá đơn có thể được cấp sau khoảng 30–90 giây. Trong thời gian đó, yêu cầu có thể hiện **Chờ cấp số**.+  + Không gửi lại yêu cầu chỉ vì chưa thấy số. Nếu hệ thống đã nhận yêu cầu mà gửi lại, có thể tạo hoá đơn trùng.+  + ## Dấu hiệu thành công+  + Có ba mức cần phân biệt:+  + | Dấu hiệu | Ý nghĩa |+ | --- | --- |+ | Đã đưa vào hàng đợi | VOMA đã nhận yêu cầu; chưa khẳng định đã phát hành |+ | Chờ cấp số | Nhà cung cấp đã xử lý theo hướng thành công nhưng số được cấp sau; không phát hành lại |+ | Thành công và có số hoá đơn | Yêu cầu phát hành đã hoàn tất; vẫn phải xem riêng trạng thái thuế |+  + ## Ngoại lệ+  + - Nếu yêu cầu **Bị chặn**, sửa dữ liệu nguồn hoặc cấu hình trước rồi mới đưa lại vào hàng đợi.+ - Nếu yêu cầu **Lỗi không tự phục hồi**, không bấm thử lại liên tục. Kiểm tra nguyên nhân, sửa dữ liệu, rồi đưa lại một lần.+ - Nếu yêu cầu **Chưa rõ kết quả**, không phát hành lại. Chờ hệ thống đối soát để xác định nhà cung cấp đã nhận hay chưa.+  + ## Sai sót thường gặp+  + - Nhầm thông báo “đã đưa vào hàng đợi” với số hoá đơn đã được cấp.+ - Không chọn ký hiệu đang hoạt động.+ - Bỏ trống hoặc tự điền đại thuế suất cho dòng hàng.+ - Thử lại khi đang ở “Chờ cấp số” hoặc “Chưa rõ kết quả”.+ - Không kiểm tra trạng thái thuế sau khi đã có số.+