Tổng quan hoá đơn điện tử

  # Tổng quan hoá đơn điện tử     Trong VOMA, hoá đơn điện tử là chứng từ được lập từ dữ liệu đơn hàng, gửi qua tài khoản của người bán tại nhà cung cấp, rồi được lưu để tra cứu và xử lý tiếp.     ## Ai sử dụng?     Tài liệu này dành cho kế toán và người dùng vận hành VOMA. Người dùng chọn đúng người bán ở thanh phía trên trước khi xem hoặc quản lý hoá đơn.     Hệ thống có các việc chính sau:     - Tạo hoá đơn nháp để kiểm tra trước.  - Đưa hoá đơn vào luồng phát hành.  - Theo dõi trạng thái của yêu cầu và của cơ quan thuế.  - Xem quan hệ giữa hoá đơn gốc với hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh.  - Xem dòng hàng, số tiền, người mua và mã cơ quan thuế.  - Tải tệp PDF, XML và một số tệp do nhà cung cấp trả về khi tiến trình tải tệp đã hoàn tất.     ## Hoá đơn liên quan đến đơn hàng thế nào?     1. Hệ thống nhận đơn hàng đã hoàn tất từ hệ thống quản lý đơn hàng, hoặc người dùng nhập yêu cầu phát hành từ màn hình VOMA.  2. VOMA lưu lại dữ liệu đơn hàng tại thời điểm tiếp nhận để làm căn cứ dựng hoá đơn.  3. VOMA tạo yêu cầu phát hành và đưa yêu cầu vào hàng đợi theo người bán, mẫu số và ký hiệu hoá đơn.  4. Sau khi có số, hoá đơn xuất hiện trong danh sách hoá đơn.     Một đơn hàng đã tiếp nhận không được tạo lại thành nhiều yêu cầu giống nhau khi cùng thuộc một người bán, cùng mã đơn hàng và cùng kênh bán. Hệ thống trả lại yêu cầu cũ trong trường hợp trùng.     ## Hai thông tin cần đọc cùng nhau     Hoá đơn có hai nhóm trạng thái độc lập:     | Nhóm | Trả lời câu hỏi | Ví dụ |  | --- | --- | --- |  | Trạng thái thuế | Cơ quan thuế đã phản hồi thế nào? | Chưa gửi, đang chờ, đã chấp nhận, bị từ chối |  | Trạng thái nghiệp vụ | Hoá đơn đang ở vai trò nào trong nghiệp vụ? | Đã phát hành, đã điều chỉnh, đã thay thế |     “Đã phát hành” không có nghĩa là “cơ quan thuế đã chấp nhận”. Một phản hồi thành công từ nhà cung cấp chỉ cho biết yêu cầu đã được tiếp nhận ở phía nhà cung cấp; cần xem riêng trạng thái thuế.     ## Nháp khác hoá đơn đã phát hành     Hoá đơn nháp là bản để kiểm tra trước khi phát hành. Bản nháp chưa có số hoá đơn và có thể bị xoá khỏi luồng nháp. Hoá đơn đã phát hành là bản đã dùng số tại nhà cung cấp; không sửa trực tiếp bản này mà tạo bản thay thế hoặc điều chỉnh theo luồng được hỗ trợ.     ## Loại hoá đơn     Spec của hệ thống chốt loại chứng từ chủ đạo là hoá đơn giá trị gia tăng thông thường. Màn hình hiện có thêm lựa chọn hoá đơn bán hàng thông thường. Khi chưa có hướng dẫn nghiệp vụ riêng cho kênh hoặc người bán, không tự chọn theo phỏng đoán; xem mục xác nhận ở cuối bộ tài liệu.     ## Sai sót thường gặp     - Chỉ nhìn trạng thái nghiệp vụ mà bỏ qua trạng thái thuế.  - Nghĩ rằng hoá đơn đã phát hành có thể sửa trực tiếp như bản nháp.  - Chọn nhầm người bán nên tưởng hoá đơn hoặc đơn hàng bị mất.  - Tạo lại một đơn hàng vì chưa thấy số ngay. Hãy kiểm tra hàng đợi và trạng thái “Chờ cấp số” trước.