Lịch sử revision
Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho
# Kiểm kê và xử lý chênh lệch kho WMS hiện cho phép ghi tăng hoặc giảm tồn ngay tại màn hình máy tính và điện thoại. Hệ thống **chưa có** đợt kiểm kê, phiếu kiểm kê, bước gửi duyệt hay bước người thứ hai phê duyệt. Vì vậy không nên coi nút xác nhận là một quy trình kiểm soát nội bộ đầy đủ. ## Điều hệ thống đang có và chưa có | Nội dung | Hiện trạng | | --- | --- | | Xem tồn theo sản phẩm và ô kệ | Có tại **Tồn kho (Inventory)** | | Quét mã để ghi chênh lệch trên điện thoại | Có tại **Check** > **Kiểm Kho (Stock Check)** | | Ghi lý do điều chỉnh | Có ô **Ghi chú / Lý do điều chỉnh** hoặc **Ghi chú kiểm kho** | | Xem lại lần điều chỉnh | Có tại **Lịch sử giao dịch**, loại **ADJUST (Điều chỉnh số lượng)** | | Mở và khoá một đợt kiểm kê | Chưa có | | Nhập số đếm thực tế để hệ thống tự tính chênh lệch | Chưa có | | Đính kèm biên bản kiểm kê | Chưa có | | Gửi duyệt và người thứ hai duyệt | Chưa có | ## Kiểm kê định kỳ với chức năng hiện có Trước khi kiểm đếm, người phụ trách cần chốt phạm vi và người được phép ghi điều chỉnh theo quy định của đơn vị ở ngoài WMS. Nếu đơn vị yêu cầu người lập và người duyệt khác nhau, hãy hoàn tất việc phê duyệt ngoài hệ thống trước khi nhập chênh lệch; WMS chưa giữ bằng chứng phê duyệt đó. 1. Trên máy tính, vào **Tồn kho (Inventory)**. 2. Chọn đúng kho tại **Tất cả kho hàng**, rồi tìm theo SKU hoặc tên sản phẩm. 3. Ghi lại **Tồn thực tế** của đúng ô kệ làm số sổ sách để đối chiếu. Cột **On-hand** trên từng dòng là cùng loại số này. 4. Đếm hàng vật lý tại đúng ô kệ. Không dùng số **Khả dụng** làm số sổ sách kiểm kê vì số đó đã trừ phần giữ chỗ. 5. Tính chênh lệch: số đếm thực tế trừ **Tồn thực tế**. Kết quả dương là thừa; kết quả âm là thiếu. 6. Tra **Lịch sử giao dịch** của SKU và vị trí để loại trừ biến động nhập, xuất, chuyển vị trí hoặc giữ hàng xảy ra trong lúc đếm. 7. Ghi kết quả và căn cứ theo quy định nội bộ trước khi điều chỉnh. Hệ thống không khoá giao dịch trong lúc kiểm kê. Nếu vẫn có người nhận, xuất hoặc chuyển hàng, số trên màn hình có thể đổi giữa lúc đếm; khi đó cần đếm lại hoặc chốt một thời điểm khác. ## Ghi nhận chênh lệch trên máy tính 1. Tại **Tồn kho (Inventory)**, chọn **Chỉnh** trên đúng dòng, hoặc chọn **Điều chỉnh tồn kho**. 2. Kiểm tra **Mã SKU** và **Vị trí Ô kệ**. 3. Ở **Số lượng điều chỉnh (Delta)**, nhập chính phần chênh lệch, không nhập số đếm cuối cùng. Ví dụ: màn hình là 10, đếm được 8 thì nhập `-2`; đếm được 13 thì nhập `3`. 4. Điền **Ghi chú / Lý do điều chỉnh** đủ để đối chiếu, chẳng hạn kỳ kiểm kê, biên bản nội bộ và nguyên nhân nếu đã xác định. 5. Chỉ chọn **Đồng ý điều chỉnh** sau khi đã kiểm tra dấu cộng/trừ và đúng ô kệ. 6. Tải lại danh sách, kiểm tra **Tồn thực tế**, rồi vào **Lịch sử giao dịch** và lọc **ADJUST (Điều chỉnh số lượng)** để đối chiếu. Nếu báo số sau điều chỉnh âm, kiểm tra lại số đang có và phần chênh lệch. Nếu báo số sau điều chỉnh thấp hơn lượng đã giữ chỗ, không cố giảm tiếp: kiểm tra các yêu cầu xuất đang giữ hàng trước. ## Ghi nhận chênh lệch trên điện thoại 1. Ở thanh dưới, chọn **Check** để mở **Kiểm Kho (Stock Check)**. 2. Chọn **Vị trí Ô kệ** trước khi quét. 3. Quét mã vạch và kiểm tra tên sản phẩm, biến thể và SKU hiện ra. 4. Nhập **SL chênh lệch (Delta)**: số dương để tăng, số âm để giảm. 5. Điền **Ghi chú kiểm kho** rồi chọn **Xác nhận điều chỉnh**. 6. Đối chiếu lại trên **Tồn kho (Inventory)** và **Lịch sử giao dịch**. Màn hình điện thoại không hiển thị tồn sổ sách trước khi điều chỉnh. Vì vậy phải lấy số đối chiếu từ màn hình tồn kho hoặc danh sách đã chốt trước; không suy ra chênh lệch chỉ bằng việc nhìn hàng trên kệ. ## Ai được duyệt điều chỉnh? **Hiện không có vai trò duyệt điều chỉnh trong WMS.** Cả **Đồng ý điều chỉnh** và **Xác nhận điều chỉnh** đều ghi thay đổi ngay, không tạo yêu cầu chờ duyệt. Màn hình cũng không hiển thị tên người duyệt. Do đó: - Không thể khẳng định “kế toán kho”, “thủ kho” hay “quản lý kho” là người duyệt bằng căn cứ từ hệ thống. - Doanh nghiệp phải quy định người có thẩm quyền ở ngoài WMS; người thao tác chỉ nhập sau khi có căn cứ theo quy định đó. - Nếu cần kiểm soát người lập khác người duyệt, phiên bản hiện tại chưa đáp ứng. Không chia sẻ tài khoản để thay thế bước duyệt. - Nhật ký hiện cho biết loại điều chỉnh, thời gian, SKU, vị trí, số tăng/giảm và ghi chú; màn hình không cho thấy người thực hiện hay người phê duyệt. ## Sửa khi nhập sai chênh lệch Không có nút xoá hoặc sửa một dòng điều chỉnh đã ghi. Hãy kiểm đếm lại, xác định phần cần bù ngược và tạo một điều chỉnh mới với ghi chú nêu rõ việc sửa sai. Ví dụ đã nhập `-5` nhưng đúng ra là `-2`, phần bù là `3`. Sau đó đối chiếu cả hai dòng trong **Lịch sử giao dịch**. Việc bù ngược cũng có hiệu lực ngay và vẫn không qua bước duyệt. ## Chưa kiểm chứng - Chưa kiểm chứng quy chế phân quyền và hạn mức phê duyệt kiểm kê của doanh nghiệp; WMS không hiển thị các quy tắc này. - Chưa kiểm chứng biểu mẫu hoặc nơi lưu biên bản kiểm kê bên ngoài WMS. - Chưa kiểm chứng danh tính người thao tác có được lưu ở nơi khác; màn hình **Lịch sử giao dịch** hiện không hiển thị thông tin đó.