Lịch sử revision
Tổng quan khâu vận chuyển: từ lúc đơn rời kho đến lúc khách nhận
# Tổng quan khâu vận chuyển: từ lúc đơn rời kho đến lúc khách nhận Bài này dành cho nhân viên vận hành đơn hàng, thủ kho và kế toán. Nó mô tả chặng đường của một đơn hàng từ lúc được duyệt cho tới lúc gói hàng được bàn giao cho hãng vận chuyển, và nói rõ chặng nào hệ thống còn theo dõi được, chặng nào thì không. ## Ba màn hình bạn sẽ dùng Khâu vận chuyển không nằm gọn trong một màn hình. Nó chạy qua ba nơi: - **Đơn hàng (Orders)** trong phân hệ quản lý đơn: nơi nhập địa chỉ nhận hàng, phí vận chuyển và bấm duyệt đơn. - **Xuất kho (Fulfillment)** trong phân hệ kho, dùng trên máy tính: nơi nhặt hàng, đóng gói, nhập mã vận đơn và bấm bàn giao. - **Pick / Pack** trong phân hệ kho, dùng trên điện thoại: cùng công việc trên nhưng thao tác bằng quét mã. Một đơn hàng chỉ đi tiếp được khi cả ba nơi này khớp nhau. Vì thế nếu một bước bị kẹt, hãy mở đúng màn hình của bước đó thay vì bấm lại ở màn hình khác. ## Các bước thực tế, theo thứ tự 1. Vào **Đơn hàng (Orders)**, tạo đơn bằng nút **Tạo Đơn hàng Nháp**. Bắt buộc điền **Địa chỉ giao hàng**; ô **Phí vận chuyển (VND)** để trống sẽ hiểu là 0. 2. Mở đơn ra xem, bấm **Duyệt đơn & Sync WMS**. Hệ thống sẽ hỏi xác nhận với câu "Xác nhận duyệt đơn hàng này? Hệ thống sẽ tạo yêu cầu fulfillment sang WMS." 3. Lúc này hệ thống tự chọn kho có đủ hàng và tạo một **yêu cầu xuất kho** mang mã bắt đầu bằng `FM-`. Nếu không kho nào đủ hàng một mình, đơn bị tách ra nhiều yêu cầu `FM-...-1`, `FM-...-2` — nghĩa là khách sẽ nhận nhiều kiện. 4. Bên kho, mở **Xuất kho (Fulfillment)**. Yêu cầu mới nằm ở cột **Hàng chờ Nhặt (Pick Queue)**. Bấm **Bắt đầu nhặt hàng**. 5. Chọn yêu cầu đó để mở khung chi tiết bên phải. Nhặt hàng theo ô kệ ghi ở dòng **Vị trí nhặt**, rồi quét mã vạch vào ô **Quét mã vạch hoặc nhập SKU...** và bấm **Quét**. Có thể bấm nhanh nút **Nhặt 1** ở từng dòng sản phẩm. 6. Nhặt đủ thì bấm **Hoàn tất nhặt hàng**. Yêu cầu chuyển sang cột **Đóng gói & Xuất hàng (Pack/Ship)**. 7. Ở trạng thái đã nhặt xong, khung chi tiết hiện phần **Đóng Gói (Packing & Labeling)**. Nhập **Mã vận đơn (Tracking Number)** và chọn **Hãng vận chuyển**, rồi bấm **In Label & Đóng Gói**. 8. Khi đã đóng gói, khung chi tiết hiện dòng "Sẵn sàng xuất kho". Bàn giao kiện hàng cho tài xế rồi bấm **Xác nhận xuất kho (Ship)**. 9. Sau bước này màn hình hiện **Đã Bàn Giao Vận Chuyển**. Tồn kho thực tế bị trừ đúng số lượng vừa xuất, và bên đơn hàng trạng thái chuyển thành đã giao cho vận chuyển. Trên điện thoại, các bước 4–6 nằm ở mục **Pick**, các bước 7–8 nằm ở mục **Pack**. Danh sách **Pack** chỉ hiện những yêu cầu đã nhặt xong hoặc đang đóng gói dở. ## Bảng trạng thái của yêu cầu xuất kho Đây là trạng thái bạn thấy trên thẻ ở màn hình **Xuất kho (Fulfillment)**. | Trạng thái | Ý nghĩa dễ hiểu | Ai tác động được | |---|---|---| | `PENDING` | Vừa nhận yêu cầu, hàng đã được giữ trong kho nhưng chưa ai đụng tới | Hệ thống tạo ra khi duyệt đơn; nhân viên kho bấm **Bắt đầu nhặt hàng** để đi tiếp | | `PICKING` | Đang nhặt hàng theo ô kệ | Nhân viên kho (quét mã, **Nhặt 1**) | | `PICKED` | Đã nhặt đủ, chờ đóng gói | Nhân viên kho bấm **Hoàn tất nhặt hàng** | | `PACKING` | Đã ghi nhận mã vận đơn, đang đóng gói | Nhân viên kho khi quét/nhập mã vận đơn | | `PACKED` | Đóng gói xong, dán mã vận đơn xong, chờ tài xế | Nhân viên kho | | `SHIPPED` | Đã bàn giao cho hãng vận chuyển, tồn kho đã trừ | Nhân viên kho bấm **Xác nhận xuất kho (Ship)**; không lùi lại được | | `CANCELLED` | Yêu cầu bị hủy, số hàng đang giữ được trả lại tồn kho | Nhân viên kho bấm **Hủy đơn**, hoặc hệ thống hủy theo lệnh hủy đơn bên đơn hàng | Ở phân hệ kho, mọi người dùng đã đăng nhập và đã chọn đúng gian hàng đều bấm được các nút này — hệ thống không phân quyền riêng cho từng thao tác xuất kho. + Thứ tự `PENDING` → ... → `SHIPPED` được giữ đúng nhờ các nút trên màn hình chỉ xuất hiện đúng lúc (nút **Xác nhận xuất kho (Ship)** chỉ hiện sau khi yêu cầu đã đóng gói xong). Bản thân bước xuất kho ở tầng hệ thống không tự kiểm tra lại trạng thái nhặt/đóng gói trước khi trừ tồn — nó chỉ kiểm tra tồn vật lý có đủ để trừ hay không.+ ## Bảng trạng thái của đơn hàng Đây là trạng thái bạn thấy trên **Lộ trình trạng thái đơn hàng** ở màn hình chi tiết đơn. | Trạng thái | Ý nghĩa dễ hiểu | Ai tác động được | |---|---|---| | `DRAFT` | Đơn nháp, chưa giữ hàng, còn sửa và xóa được | Người có quyền ghi trên đơn hàng (quản trị viên hoặc nhân viên đơn hàng) | | `CONFIRMED` | Đơn từ sàn đã chốt, chờ xử lý | Do bản đồng bộ từ sàn đưa về | | `PROCESSING` | Đã duyệt, kho đã nhận yêu cầu | Người bấm **Duyệt đơn & Sync WMS** | | `PICKING` | Kho đang nhặt hàng | Do kho báo về, không sửa tay được | | `PACKED` | Kho đã đóng gói xong | Do kho báo về | | `SHIPPED` | Đã bàn giao cho hãng vận chuyển | Do kho báo về; từ đây không hủy đơn được nữa | | `COMPLETED` | Đơn hoàn tất | Chỉ đến từ bản đồng bộ của sàn thương mại điện tử | | `CANCELLATION_PENDING` | Đã ra lệnh hủy nhưng kho chưa hủy xong | Hệ thống đặt khi hủy không trọn vẹn | | `CANCELLED` | Đã hủy | Người bấm **Hủy bỏ đơn hàng**, hoặc bản đồng bộ từ sàn | Khi một đơn bị tách thành nhiều kiện, trạng thái đơn luôn chạy theo **kiện chậm nhất**. Đơn chỉ hiện đã bàn giao vận chuyển khi tất cả các kiện đều đã bàn giao. ## Những việc màn hình hiện tại không làm được - **Không theo dõi được hành trình sau khi bàn giao.** Hệ thống dừng lại ở mốc "đã giao cho hãng vận chuyển". Không có màn hình nào hiện "đang trung chuyển", "đang giao", "giao thành công" hay "giao thất bại". - **Không có nút đánh dấu đơn đã giao xong** cho đơn bán trực tiếp. Trạng thái hoàn tất chỉ về được với đơn từ sàn thương mại điện tử, do sàn báo về. - **Không đặt lịch lấy hàng, không gọi tài xế** từ hệ thống. Việc hẹn tài xế làm ngoài, bằng công cụ của hãng vận chuyển. - **Không in được phiếu giao hàng hay tem vận đơn.** Nút **In Label & Đóng Gói** chỉ lưu mã vận đơn bạn nhập vào, không tạo ra bản in nào. - **Không sửa được địa chỉ nhận hàng sau khi duyệt đơn.** Chỉ đơn ở trạng thái nháp mới có nút **Chỉnh sửa đơn hàng**. - **Không ghép hai kiện đã tách trở lại thành một.** ## Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận - Khi bấm **Hoàn tất nhặt hàng**, nếu màn hình báo "Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị hủy." thì đó là lỗi kỹ thuật giữa hai phân hệ, không phải do thao tác sai — cần báo bộ phận kỹ thuật thay vì bấm lại nhiều lần. Nhờ xác nhận anh chị có gặp thông báo này trên thực tế không. - Đơn bán trực tiếp không có đường nào để chuyển sang trạng thái hoàn tất. Vậy về mặt sổ sách, mốc nào được coi là "đơn xong" — lúc bàn giao vận chuyển, hay lúc thu được tiền? - Khi đơn bị tách nhiều kiện, phí vận chuyển vẫn chỉ có một con số trên đơn. Phí đó nên hiểu là phí tổng của cả đơn hay phí của kiện đầu tiên? - Có cần thêm mốc "khách đã nhận hàng" trong hệ thống để kế toán ghi nhận doanh thu không, hay hiện tại vẫn đối chiếu bằng số liệu của hãng vận chuyển?