Tổng quan khâu vận chuyển: từ lúc đơn rời kho đến lúc khách nhận

Bài này dành cho nhân viên vận hành đơn hàng, thủ kho và kế toán. Nó mô tả chặng đường của một đơn hàng từ lúc được duyệt cho tới lúc gói hàng được bàn giao cho hãng vận chuyển, và nói rõ chặng nào hệ thống còn theo dõi được, chặng nào thì không.

Ba màn hình bạn sẽ dùng

Khâu vận chuyển không nằm gọn trong một màn hình. Nó chạy qua ba nơi:

• Đơn hàng (Orders) trong phân hệ quản lý đơn: nơi nhập địa chỉ nhận hàng, phí vận chuyển và bấm duyệt đơn.
• Xuất kho (Fulfillment) trong phân hệ kho, dùng trên máy tính: nơi nhặt hàng, đóng gói, nhập mã vận đơn và bấm bàn giao.
• Pick / Pack trong phân hệ kho, dùng trên điện thoại: cùng công việc trên nhưng thao tác bằng quét mã.

Một đơn hàng chỉ đi tiếp được khi cả ba nơi này khớp nhau. Vì thế nếu một bước bị kẹt, hãy mở đúng màn hình của bước đó thay vì bấm lại ở màn hình khác.

Các bước thực tế, theo thứ tự

1. Vào Đơn hàng (Orders), tạo đơn bằng nút Tạo Đơn hàng Nháp. Bắt buộc điền Địa chỉ giao hàng; ô Phí vận chuyển (VND) để trống sẽ hiểu là 0.
2. Mở đơn ra xem, bấm Duyệt đơn & Sync WMS. Hệ thống sẽ hỏi xác nhận với câu "Xác nhận duyệt đơn hàng này? Hệ thống sẽ tạo yêu cầu fulfillment sang WMS."
3. Lúc này hệ thống tự chọn kho có đủ hàng và tạo một yêu cầu xuất kho mang mã bắt đầu bằng FM-. Nếu không kho nào đủ hàng một mình, đơn bị tách ra nhiều yêu cầu FM-...-1, FM-...-2 — nghĩa là khách sẽ nhận nhiều kiện.
4. Bên kho, mở Xuất kho (Fulfillment). Yêu cầu mới nằm ở cột Hàng chờ Nhặt (Pick Queue). Bấm Bắt đầu nhặt hàng.
5. Chọn yêu cầu đó để mở khung chi tiết bên phải. Nhặt hàng theo ô kệ ghi ở dòng Vị trí nhặt, rồi quét mã vạch vào ô Quét mã vạch hoặc nhập SKU... và bấm Quét. Có thể bấm nhanh nút Nhặt 1 ở từng dòng sản phẩm.
6. Nhặt đủ thì bấm Hoàn tất nhặt hàng. Yêu cầu chuyển sang cột Đóng gói & Xuất hàng (Pack/Ship).
7. Ở trạng thái đã nhặt xong, khung chi tiết hiện phần Đóng Gói (Packing & Labeling). Nhập Mã vận đơn (Tracking Number) và chọn Hãng vận chuyển, rồi bấm In Label & Đóng Gói.
8. Khi đã đóng gói, khung chi tiết hiện dòng "Sẵn sàng xuất kho". Bàn giao kiện hàng cho tài xế rồi bấm Xác nhận xuất kho (Ship).
9. Sau bước này màn hình hiện Đã Bàn Giao Vận Chuyển. Tồn kho thực tế bị trừ đúng số lượng vừa xuất, và bên đơn hàng trạng thái chuyển thành đã giao cho vận chuyển.

Trên điện thoại, các bước 4–6 nằm ở mục Pick, các bước 7–8 nằm ở mục Pack. Danh sách Pack chỉ hiện những yêu cầu đã nhặt xong hoặc đang đóng gói dở.

Bảng trạng thái của yêu cầu xuất kho

Đây là trạng thái bạn thấy trên thẻ ở màn hình Xuất kho (Fulfillment).

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
PENDING	Vừa nhận yêu cầu, hàng đã được giữ trong kho nhưng chưa ai đụng tới	Hệ thống tạo ra khi duyệt đơn; nhân viên kho bấm Bắt đầu nhặt hàng để đi tiếp
PICKING	Đang nhặt hàng theo ô kệ	Nhân viên kho (quét mã, Nhặt 1)
PICKED	Đã nhặt đủ, chờ đóng gói	Nhân viên kho bấm Hoàn tất nhặt hàng
PACKING	Đã ghi nhận mã vận đơn, đang đóng gói	Nhân viên kho khi quét/nhập mã vận đơn
PACKED	Đóng gói xong, dán mã vận đơn xong, chờ tài xế	Nhân viên kho
SHIPPED	Đã bàn giao cho hãng vận chuyển, tồn kho đã trừ	Nhân viên kho bấm Xác nhận xuất kho (Ship); không lùi lại được
CANCELLED	Yêu cầu bị hủy, số hàng đang giữ được trả lại tồn kho	Nhân viên kho bấm Hủy đơn, hoặc hệ thống hủy theo lệnh hủy đơn bên đơn hàng

Ở phân hệ kho, mọi người dùng đã đăng nhập và đã chọn đúng gian hàng đều bấm được các nút này — hệ thống không phân quyền riêng cho từng thao tác xuất kho.

Thứ tự PENDING → ... → SHIPPED được giữ đúng nhờ các nút trên màn hình chỉ xuất hiện đúng lúc (nút Xác nhận xuất kho (Ship) chỉ hiện sau khi yêu cầu đã đóng gói xong). Bản thân bước xuất kho ở tầng hệ thống không tự kiểm tra lại trạng thái nhặt/đóng gói trước khi trừ tồn — nó chỉ kiểm tra tồn vật lý có đủ để trừ hay không.

Bảng trạng thái của đơn hàng

Đây là trạng thái bạn thấy trên Lộ trình trạng thái đơn hàng ở màn hình chi tiết đơn.

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
DRAFT	Đơn nháp, chưa giữ hàng, còn sửa và xóa được	Người có quyền ghi trên đơn hàng (quản trị viên hoặc nhân viên đơn hàng)
CONFIRMED	Đơn từ sàn đã chốt, chờ xử lý	Do bản đồng bộ từ sàn đưa về
PROCESSING	Đã duyệt, kho đã nhận yêu cầu	Người bấm Duyệt đơn & Sync WMS
PICKING	Kho đang nhặt hàng	Do kho báo về, không sửa tay được
PACKED	Kho đã đóng gói xong	Do kho báo về
SHIPPED	Đã bàn giao cho hãng vận chuyển	Do kho báo về; từ đây không hủy đơn được nữa
COMPLETED	Đơn hoàn tất	Chỉ đến từ bản đồng bộ của sàn thương mại điện tử
CANCELLATION_PENDING	Đã ra lệnh hủy nhưng kho chưa hủy xong	Hệ thống đặt khi hủy không trọn vẹn
CANCELLED	Đã hủy	Người bấm Hủy bỏ đơn hàng, hoặc bản đồng bộ từ sàn

Khi một đơn bị tách thành nhiều kiện, trạng thái đơn luôn chạy theo kiện chậm nhất. Đơn chỉ hiện đã bàn giao vận chuyển khi tất cả các kiện đều đã bàn giao.

Những việc màn hình hiện tại không làm được

• Không theo dõi được hành trình sau khi bàn giao. Hệ thống dừng lại ở mốc "đã giao cho hãng vận chuyển". Không có màn hình nào hiện "đang trung chuyển", "đang giao", "giao thành công" hay "giao thất bại".
• Không có nút đánh dấu đơn đã giao xong cho đơn bán trực tiếp. Trạng thái hoàn tất chỉ về được với đơn từ sàn thương mại điện tử, do sàn báo về.
• Không đặt lịch lấy hàng, không gọi tài xế từ hệ thống. Việc hẹn tài xế làm ngoài, bằng công cụ của hãng vận chuyển.
• Không in được phiếu giao hàng hay tem vận đơn. Nút In Label & Đóng Gói chỉ lưu mã vận đơn bạn nhập vào, không tạo ra bản in nào.
• Không sửa được địa chỉ nhận hàng sau khi duyệt đơn. Chỉ đơn ở trạng thái nháp mới có nút Chỉnh sửa đơn hàng.
• Không ghép hai kiện đã tách trở lại thành một.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Khi bấm Hoàn tất nhặt hàng, nếu màn hình báo "Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị hủy." thì đó là lỗi kỹ thuật giữa hai phân hệ, không phải do thao tác sai — cần báo bộ phận kỹ thuật thay vì bấm lại nhiều lần. Nhờ xác nhận anh chị có gặp thông báo này trên thực tế không.
• Đơn bán trực tiếp không có đường nào để chuyển sang trạng thái hoàn tất. Vậy về mặt sổ sách, mốc nào được coi là "đơn xong" — lúc bàn giao vận chuyển, hay lúc thu được tiền?
• Khi đơn bị tách nhiều kiện, phí vận chuyển vẫn chỉ có một con số trên đơn. Phí đó nên hiểu là phí tổng của cả đơn hay phí của kiện đầu tiên?
• Có cần thêm mốc "khách đã nhận hàng" trong hệ thống để kế toán ghi nhận doanh thu không, hay hiện tại vẫn đối chiếu bằng số liệu của hãng vận chuyển?