Nhập kho và xuất kho

Tài liệu này hướng dẫn thủ kho xử lý hàng vào và hàng ra trên đúng các màn hình đang có. Kế toán kho có thể dùng các thông tin chứng từ và nhật ký để đối chiếu sau khi thao tác hoàn tất.

Trước khi bắt đầu

• Kiểm tra người bán đang chọn là đúng đơn vị cần làm việc.
• Với hàng nhập, chuẩn bị số đơn nhập, kho nhận, nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, đơn giá nhập và số lượng dự kiến.
• Với hàng xuất, yêu cầu xuất phải có sẵn trong Xuất kho (Fulfillment). Màn hình kho hiện không có nút tự tạo yêu cầu xuất.
• Không bấm hoàn tất khi số thực nhận, vị trí cất hoặc hàng đã nhặt còn chưa được kiểm tra.

Nhập kho

1. Lập đơn nhập

1. Ở thanh bên, vào Nhập kho (Inbound).
2. Chọn Tạo Đơn Nhập Kho.
3. Điền các ô bắt buộc: Số Đơn Nhập, Chọn Kho Hàng Nhận, Nhà Cung Cấp và ít nhất một sản phẩm.
4. Nếu có, điền Người nhận, Số chứng từ gốc kèm theo, Ngày dự kiến giao hàng và Ghi chú.
5. Với từng dòng hàng, chọn sản phẩm hoặc nhập tay Mã SKU và Tên Sản phẩm; nhập Đơn giá nhập (VND) và SL dự kiến.
6. Lưu đơn. Thông báo Tạo lô hàng nhập kho thành công! cho biết đơn đã được tạo, chưa có nghĩa là tồn kho đã tăng.

Hệ thống tính Tổng tiền từ số lượng dự kiến và đơn giá nhập. Hãy đối chiếu số này với chứng từ gốc trước khi nhận hàng.

2. Ghi nhận hàng thực nhận

1. Trong Danh sách Đơn Nhập, chọn đúng số đơn.
2. Tại Quét Barcode sản phẩm, quét mã hoặc nhập mã; điền Số lượng quét nhận.
3. Kiểm tra thông báo thành công và số đã nhận của từng sản phẩm sau mỗi lần quét.
4. Lặp lại cho đến khi số đã nhận khớp với hàng thực tế.

Nếu báo mã chưa được liên kết, dừng nhận sản phẩm đó và kiểm tra tại Mã vạch (Barcodes). Nếu báo sản phẩm không thuộc lô, kiểm tra lại đơn đang mở và nhãn trên hàng. Hệ thống không tự chặn việc quét vượt số lượng dự kiến, nên phải đối chiếu số đã nhận trước khi hoàn thành.

3. Cất hàng và hoàn thành

1. Tại Cất hàng vào vị trí (Put-away), chọn SKU đã nhận.
2. Chọn Ô kệ cất hàng thuộc kho nhận rồi xác nhận cất hàng.
3. Chỉ khi mọi dòng đã có vị trí, chọn Hoàn thành Nhập.
4. Đọc câu hỏi xác nhận và chỉ đồng ý khi đã đối chiếu hàng thực nhận. Lúc này Tồn thực tế mới tăng theo số đã nhận.

Nếu hệ thống báo chưa gán vị trí, quay lại phần cất hàng và chọn ô kệ cho dòng được nêu. Nếu nhập sai số nhưng đã hoàn thành, không tạo lại đơn; ghi nhận sai lệch theo hướng dẫn Kiểm kê và chênh lệch. Không quay lại quét nhận thêm vào một phiếu nhập đã ở trạng thái Hoàn thành, kể cả khi màn hình vẫn còn cho quét — các bước quét nhận hàng không kiểm tra phiếu đã Hoàn thành hay chưa trước khi ghi nhận thêm số lượng, và việc quét thêm còn tự đưa phiếu quay lại trạng thái đang nhận. Nếu sau đó bấm Hoàn thành Nhập lần nữa, hệ thống sẽ cộng dồn lại toàn bộ số lượng đã nhận vào tồn kho — kể cả phần đã cộng ở lần hoàn thành trước — gây đếm trùng tồn kho thực tế. Nếu còn hàng nhận thiếu hoặc nhận bổ sung so với lần trước, luôn tạo một đơn nhập MỚI thay vì mở lại đơn cũ đã hoàn thành.

Chứng từ đi kèm luồng nhập

Trên đơn nhập có các thông tin phục vụ đối chiếu: Số chứng từ gốc kèm theo, Nhà cung cấp, Người nhận, Ngày dự kiến giao hàng, Đơn giá nhập, Tổng tiền và Ghi chú. Hệ thống hiện chỉ lưu số chứng từ gốc; không có chỗ tải tệp hoá đơn, phiếu giao hàng hoặc biên bản lên đơn nhập.

Sau khi hoàn thành, vào Lịch sử giao dịch, lọc sản phẩm và chọn loại INBOUND (Nhập kho) để kiểm tra lượng tăng, vị trí và ghi chú chứa số đơn nhập.

Xuất kho

1. Nhận và kiểm tra yêu cầu xuất

1. Ở thanh bên, vào Xuất kho (Fulfillment).
2. Tìm yêu cầu trong Hàng chờ Nhặt (Pick Queue) và chọn đúng số yêu cầu.
3. Đối chiếu Đơn hàng OMS, Chứng từ gốc, Tổng tiền, danh sách sản phẩm, số lượng và Vị trí nhặt.
4. Chọn Bắt đầu nhặt hàng.

Ngay khi yêu cầu xuất được đưa vào WMS, lượng hàng cần xuất đã được giữ chỗ. Vì vậy Khả dụng có thể giảm dù Tồn thực tế chưa giảm.

2. Nhặt hàng

1. Tại Xác nhận Nhặt Hàng, quét mã vạch hoặc nhập SKU và số lượng. Có thể dùng Nhặt 1 cho từng sản phẩm.
2. Theo dõi tỷ lệ đã nhặt trên từng dòng; nhãn Đã đủ cho biết dòng đó đã đủ số lượng.
3. Chỉ sau khi tự kiểm tra mọi dòng, chọn Hoàn tất nhặt hàng.

Nếu quét nhầm sản phẩm hoặc vượt số yêu cầu, hệ thống sẽ không ghi nhận. Kiểm tra lại mã, yêu cầu xuất và số lượng. Lưu ý: nút Hoàn tất nhặt hàng hiện có thể đưa các dòng chưa quét đủ về đủ; vì vậy không dùng nút này để thay cho việc đếm hàng thực tế.

3. Đóng gói và bàn giao

1. Khi yêu cầu chuyển sang khu Đóng gói & Xuất hàng, mở yêu cầu có trạng thái chờ đóng gói.
2. Điền Mã vận đơn và chọn Hãng vận chuyển.
3. Chọn In Label & Đóng Gói. Đây là nhãn nút hiện tại; hệ thống ghi nhận đóng gói nhưng chưa có bằng chứng trên màn hình rằng nhãn được in thật.
4. Khi màn hình báo Sẵn sàng xuất kho, đối chiếu kiện hàng và chọn Xác nhận xuất kho (Ship) lúc bàn giao thực tế.
5. Khi xuất thành công, Tồn thực tế và Đã giữ chỗ cùng giảm theo lượng xuất.

Nếu không thể bàn giao vì thiếu tồn vật lý, dừng thao tác, kiểm đếm đúng vị trí nhặt và xử lý chênh lệch trước. Nếu yêu cầu chưa xuất và cần huỷ, dùng Hủy đơn; lượng giữ chỗ sẽ được trả lại. Yêu cầu đã xuất không thể huỷ trên màn hình này. Nút Xác nhận xuất kho (Ship) hiện chỉ xuất hiện trên màn hình sau khi yêu cầu đã đóng gói xong, nên đi đúng trình tự trên màn hình là an toàn — nhưng bản thân bước xuất kho ở tầng hệ thống chỉ kiểm tra đủ tồn vật lý, không tự xác nhận lại đơn đã qua bước nhặt và đóng gói hay chưa. Vì vậy không có cách nào khác ngoài đi đúng trình tự trên màn hình để đảm bảo một yêu cầu được xuất đúng quy trình.

Chứng từ đi kèm luồng xuất

Màn hình hiển thị Đơn hàng OMS, Chứng từ gốc, Tổng tiền xuất, giá xuất từng dòng, mã vận đơn và hãng vận chuyển. Yêu cầu xuất được đưa từ hệ thống đơn hàng sang; WMS hiện không có nút lập phiếu xuất thủ công và không có chỗ đính kèm tệp chứng từ.

Sau khi xuất, vào Lịch sử giao dịch, chọn OUTBOUND (Xuất kho) để đối chiếu lượng giảm, vị trí và số yêu cầu xuất trong ghi chú. Các lần giữ và trả giữ chỗ được ghi riêng dưới RESERVE (Giữ hàng xuất) và UNRESERVE (Hủy giữ hàng).

Chưa kiểm chứng

• Chưa kiểm chứng việc nút In Label & Đóng Gói có kết nối máy in trong môi trường vận hành; cần xác nhận trực tiếp trên thiết bị tại kho.
• Chưa kiểm chứng quy định chứng từ giấy nào doanh nghiệp yêu cầu phải ký và lưu ngoài hệ thống.
• Chưa kiểm chứng ai trong đơn vị được phép huỷ yêu cầu xuất; màn hình hiện không thể hiện bước phê duyệt riêng.