Giữ hàng cho đơn và hàng còn bán được

Bài này dành cho nhân viên kho, nhân viên bán hàng và kế toán kho cần hiểu vì sao hàng vẫn nằm trên kệ nhưng hệ thống báo không còn bán được: hàng đã bị giữ cho một đơn nào đó. Bài mô tả lúc nào hàng bị giữ, lúc nào được trả lại và kiểm tra ở đâu.

Giữ chỗ là gì

Khi một đơn hàng được duyệt, hệ thống dành sẵn đúng số hàng của đơn đó tại các ô kệ đang có hàng. Phần dành sẵn này gọi là Đã giữ chỗ. Hàng vẫn nằm nguyên trong kho, Tồn thực tế không đổi, nhưng phần Khả dụng giảm đi vì phần đó đã có chủ.

Ba số này hiển thị ở Tồn kho (Inventory) và được giải thích kỹ trong bài Tồn kho và cách đọc số liệu. Bài này nói về vòng đời của riêng phần giữ chỗ.

Hàng bị giữ vào lúc nào

Giữ chỗ xảy ra ngay lúc yêu cầu xuất được tạo, tức là lúc đơn hàng được duyệt bên hệ thống đơn hàng bằng nút Duyệt đơn & Sync WMS, chứ không phải lúc nhân viên kho bắt đầu nhặt hàng.

Cách hệ thống chia phần giữ chỗ:

1. Hệ thống tìm mọi ô kệ trong kho phục vụ đơn còn hàng khả dụng cho mã hàng đó.
2. Lấy dần từng ô kệ cho đến khi đủ số lượng của đơn.
3. Mỗi phần lấy ở một ô kệ thành một dòng trong danh sách nhặt, kèm Vị trí nhặt riêng.
4. Nếu cộng tất cả ô kệ trong kho vẫn không đủ, yêu cầu xuất không được tạo; bên đơn hàng hiện thông báo dạng "Không thể duyệt đơn: Không đủ tồn kho để duyệt đơn" kèm mã hàng và số còn thiếu.

Vì vậy một mã hàng của một đơn có thể xuất hiện thành nhiều dòng nhặt ở nhiều ô kệ khác nhau. Đó là bình thường.

Hàng được trả lại vào lúc nào

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
PENDING	Yêu cầu xuất vừa tạo, hàng đã bị giữ, chưa ai nhặt.	Hệ thống tạo khi đơn được duyệt
PICKING	Đang nhặt hàng. Phần giữ chỗ giữ nguyên.	Người bấm Bắt đầu nhặt hàng
PICKED	Đã nhặt xong. Phần giữ chỗ vẫn giữ nguyên.	Người bấm Hoàn tất nhặt hàng
PACKING	Đang đóng gói, đã nhập mã vận đơn.	Người bấm In Label & Đóng Gói
PACKED	Đóng gói xong, chờ bàn giao.	Người hoàn tất bước đóng gói
SHIPPED	Đã bàn giao. Lúc này Tồn thực tế và Đã giữ chỗ cùng giảm.	Người bấm Xác nhận xuất kho (Ship)
CANCELLED	Yêu cầu bị huỷ, phần giữ chỗ được trả lại ngay.	Người bấm Hủy đơn, hoặc người huỷ đơn bên hệ thống đơn hàng

Đọc bảng này theo một câu: phần giữ chỗ chỉ mất đi bằng hai đường — xuất kho thật, hoặc huỷ yêu cầu. Mọi bước ở giữa đều không đụng tới nó.

Hệ thống không có thời hạn tự giải phóng. Một yêu cầu bị bỏ quên ở PENDING sẽ giữ hàng vô thời hạn cho tới khi có người huỷ.

Ảnh hưởng tới việc bán hàng

Số mà bên bán hàng nhìn thấy là số khả dụng, không phải số trên kệ. Khi lập đơn ở hệ thống đơn hàng, mỗi biến thể hiện dòng Kho hàng: với ba khả năng:

• một con số: số hàng còn bán được, cộng trên tất cả các kho;
• Hết hàng: không còn hàng khả dụng;
• Không rõ: lúc đó không hỏi được số liệu từ kho. Đây không có nghĩa là hết hàng, và cũng không được coi là còn hàng.

Nghĩa là: một đơn chưa xuất vẫn đang chiếm chỗ của các đơn sau. Muốn giải phóng phải huỷ, không có cách nào "mượn tạm".

Kiểm tra khi phần giữ chỗ có vẻ sai

1. Vào Tồn kho (Inventory), tìm mã hàng, xem cột Reserved trên từng dòng để biết ô kệ nào đang giữ.
2. Vào Lịch sử giao dịch, lọc mã hàng và xem hai loại RESERVE (Giữ hàng xuất) và UNRESERVE (Hủy giữ hàng). Cột ghi chú có số của yêu cầu xuất.
3. Lấy số yêu cầu đó, mở Xuất kho (Fulfillment) và tìm trong Hàng chờ Nhặt (Pick Queue) hoặc Đóng gói & Xuất hàng (Pack/Ship).
4. Nếu yêu cầu vẫn đang mở mà thực tế đã bỏ, dùng Hủy đơn để trả hàng về khả dụng. Yêu cầu đã ở SHIPPED không huỷ được.
5. Nếu yêu cầu đã ở SHIPPED mà phần giữ chỗ vẫn còn, đó là dấu hiệu bất thường: ghi lại mã yêu cầu, mã hàng, ô kệ và báo người phụ trách. Không tự điều chỉnh tồn để "chữa" con số.

Những việc màn hình hiện không làm được

• Không có danh sách "đơn nào đang giữ mã hàng này". Muốn biết, phải đi vòng qua Lịch sử giao dịch rồi mở từng yêu cầu như các bước ở trên.
• Không giữ hàng thủ công được. Không có nút giữ hàng cho khách hẹn lấy, cho hàng mẫu hay cho khuyến mại. Giữ chỗ chỉ sinh ra từ yêu cầu xuất.
• Không đổi được ô kệ của một dòng nhặt. Ô kệ đã gán lúc tạo yêu cầu. Nếu hàng ở ô kệ đó không còn, phải huỷ yêu cầu, sắp lại hàng rồi duyệt lại đơn.
• Không giữ được một phần đơn. Yêu cầu xuất chỉ tạo khi đủ toàn bộ số lượng trong một kho; thiếu là không tạo.
• Không có hạn giữ hàng và không có cảnh báo giữ quá lâu.
• Không nhìn thấy tên người tạo hay người huỷ giữ chỗ trên nhật ký.

Giữ chỗ chặn những thao tác nào

Phần đã giữ chỗ được hệ thống bảo vệ, nên vài thao tác sẽ bị từ chối:

• Điều chỉnh giảm quá sâu: nếu số sau điều chỉnh thấp hơn phần đã giữ chỗ, hệ thống từ chối. Phải xử lý các yêu cầu xuất đang giữ hàng trước.
• Dịch chuyển hàng: chỉ chuyển được phần khả dụng. Phần giữ chỗ ở lại ô kệ cũ, vì danh sách nhặt đang trỏ vào đúng ô kệ đó.
• Xuất kho khi hàng thật đã hụt: bước Xác nhận xuất kho (Ship) kiểm tra tồn thực tế; thiếu thì báo không đủ hàng để xuất. Khi đó phải kiểm đếm và xử lý chênh lệch trước, xem Kiểm kê và chênh lệch.

Đọc cảnh báo hết hàng cho đúng

Ở Dashboard, khung Cảnh báo hết hàng liệt kê các dòng có khả dụng dưới 10. Cần nhớ hai điều:

• Cảnh báo tính theo từng ô kệ, không phải theo mã hàng. Một mã hàng còn nhiều nhưng rải ở nhiều ô kệ vẫn có thể xuất hiện nhiều dòng cảnh báo.
• Cảnh báo dùng số khả dụng, nên một ô kệ đầy hàng nhưng đã bị giữ hết cũng vào danh sách này.

Muốn biết thực tế còn bao nhiêu trên kệ, đọc cột On-hand ở Tồn kho (Inventory).

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Bao lâu thì một yêu cầu xuất chưa nhặt bị coi là bỏ và phải huỷ để trả hàng? Hệ thống không tự giải phóng và không nhắc.
• Ai được quyền bấm Hủy đơn ở màn hình kho, khi việc này trả hàng về bán ngay lập tức và không có bước duyệt?
• Đơn vị có cần giữ hàng cho các trường hợp ngoài đơn bán (hàng mẫu, khách hẹn, khuyến mại) không? Hiện không có chức năng này.
• Khi bên bán hàng thấy Không rõ ở dòng số tồn, quy định nội bộ cho phép tiếp tục lập đơn hay phải dừng lại kiểm tra?
• Ngưỡng 10 của Cảnh báo hết hàng có phù hợp với mặt hàng của đơn vị không? Ngưỡng này cố định, màn hình không cho đổi.