Kho nói chuyện với đơn hàng và sàn thương mại điện tử

Bài này dành cho nhân viên kho, nhân viên xử lý đơn và kế toán kho: hàng đi từ đơn hàng vào kho bằng đường nào, kho báo ngược ra sao, số tồn đi ra sàn thế nào, và khi các bên lệch số thì kiểm tra ở đâu trước.

Ba đường nối cần phân biệt

1. Đơn hàng gửi yêu cầu xuất vào kho khi đơn được duyệt.
2. Kho báo tiến độ ngược lại cho đơn hàng ở từng mốc: bắt đầu nhặt, nhặt xong, đóng gói xong, xuất kho, huỷ.
3. Kho đẩy số tồn còn bán được sang sàn sau mỗi lần tồn thay đổi.

Ba đường này chạy độc lập, nên khi thấy số lệch phải xác định đang lệch ở đường nào.

Đường 1: từ đơn hàng vào kho

Bên hệ thống đơn hàng, người xử lý đơn bấm Duyệt đơn & Sync WMS. Trước khi tạo yêu cầu, hệ thống hỏi kho xem có đủ hàng không:

• Nếu thiếu, hiện thông báo "Không thể duyệt đơn:" kèm mã hàng và số còn thiếu. Đơn giữ nguyên trạng thái nháp, kho không nhận được gì.
• Nếu không hỏi được kho, hiện "Không kiểm tra được tồn kho WMS:" và dừng lại. Đây không phải là hết hàng.
• Nếu đủ, hệ thống hỏi lại "Xác nhận duyệt đơn hàng này? Hệ thống sẽ tạo yêu cầu fulfillment sang WMS." rồi mới tạo yêu cầu.

Kho phục vụ đơn do hệ thống tự chọn: ưu tiên một kho đủ toàn bộ đơn; nếu không kho nào đủ thì tách cho nhiều kho, ưu tiên kho đang nhiều hàng hơn. Đơn tách sẽ có nhiều yêu cầu xuất, mã yêu cầu thêm đuôi -1, -2.

Ngay khi yêu cầu vào kho, hàng bị giữ chỗ. Xem bài Giữ hàng cho đơn và hàng còn bán được.

Trên màn hình đơn hàng, khung Thông tin Fulfillment (WMS integration) cho biết từng yêu cầu: số yêu cầu, Mã kho gửi hàng, Trạng thái WMS, Đơn vị vận chuyển và mã vận đơn khi đã có. Đây là chỗ đối chiếu nhanh nhất giữa hai bên.

Đường 2: kho báo ngược cho đơn hàng

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
PENDING	Yêu cầu đã vào kho, hàng đã giữ, chưa nhặt. Đơn bên kia đang ở PROCESSING.	Hệ thống tạo khi duyệt đơn
PICKING	Kho đã bắt đầu nhặt và đã báo sang đơn hàng.	Người bấm Bắt đầu nhặt hàng
PICKED	Kho đã nhặt xong.	Người bấm Hoàn tất nhặt hàng
PACKING	Đang đóng gói, đã nhập mã vận đơn. Bước này không báo sang đơn hàng.	Người bấm In Label & Đóng Gói
PACKED	Đóng gói xong, đã báo sang đơn hàng.	Người hoàn tất bước đóng gói
SHIPPED	Đã bàn giao, tồn giảm, đã báo sang đơn hàng.	Người bấm Xác nhận xuất kho (Ship)
CANCELLED	Đã huỷ, hàng giữ chỗ trả lại, đã báo sang đơn hàng.	Người bấm Hủy đơn ở kho, hoặc người huỷ đơn bên đơn hàng

Khi một đơn có nhiều yêu cầu xuất, trạng thái của đơn cha lấy theo yêu cầu đi chậm nhất trong số các yêu cầu chưa huỷ. Một yêu cầu đã xuất mà yêu cầu kia còn đang nhặt thì đơn vẫn hiện đang nhặt. Đó là bình thường.

Khi báo ngược không thành công

Nếu kho không báo được sang đơn hàng, thao tác vừa bấm bị huỷ bỏ hoàn toàn và màn hình hiện "Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị hủy."

Cách xử lý:

1. Không bấm lại liên tục. Thao tác chưa được ghi, bấm nhiều lần không làm nó được ghi.
2. Mở lại yêu cầu, đọc trạng thái để biết chắc bước vừa rồi không có tác dụng, rồi đối chiếu với khung Thông tin Fulfillment (WMS integration) bên đơn hàng.
3. Nếu lặp lại, ghi số yêu cầu, thời điểm, bước đang làm và báo người phụ trách. Không dùng điều chỉnh tồn để đi vòng.

Một trường hợp cần lưu ý riêng: trạng thái đã nhặt xong mà kho gửi sang không nằm trong danh sách trạng thái mà hệ thống đơn hàng chấp nhận. Nếu bấm Hoàn tất nhặt hàng mà nhận thông báo lỗi đồng bộ, yêu cầu sẽ đứng lại ở PICKING, và ở trạng thái này màn hình kho chưa hiện phần đóng gói, tức là không có nút đi tiếp. Đây là việc phải báo người phụ trách hệ thống, không có cách xử lý trên màn hình.

Huỷ đơn từ phía đơn hàng

Khi đơn bị huỷ bên hệ thống đơn hàng, hệ thống huỷ từng yêu cầu xuất trong kho và trả lại hàng giữ chỗ. Nếu có yêu cầu huỷ không thành công, phần còn lại vẫn được huỷ. Vì vậy sau khi huỷ một đơn đã đẩy sang kho, nên mở Xuất kho (Fulfillment) kiểm tra không còn yêu cầu nào của đơn đó đang mở. Yêu cầu đã xuất kho thì không huỷ được ở cả hai phía.

Đường 3: kho đẩy tồn sang sàn

Sau mỗi lần tồn thay đổi, kho tự gửi số hàng còn bán được của mã hàng đó trong kho đó sang phần kết nối sàn. Các thao tác làm phát sinh việc gửi:

• Hoàn thành một đơn nhập.
• Xác nhận xuất kho.
• Điều chỉnh tồn kho.
• Dịch chuyển hàng (gửi cho cả kho nguồn và kho đích).
• Tạo yêu cầu xuất và huỷ yêu cầu xuất, vì hai việc này làm phần khả dụng thay đổi.

Ba điều quan trọng về con số được gửi:

1. Đó là số khả dụng, không phải số trên kệ. Một đơn chưa xuất đang giữ hàng cũng làm số trên sàn giảm.
2. Số được cộng theo kho, không phải theo ô kệ.
3. Số không bao giờ âm; thấp nhất là 0.

Phía kết nối sàn nhận xong sẽ xếp việc vào hàng đợi, chưa gọi thẳng sang sàn ngay. Mã hàng nào chưa được nối với sản phẩm đang bán trên sàn sẽ bị bỏ qua, không báo lỗi ở màn hình kho.

Kho không có màn hình theo dõi việc đẩy tồn này. Không có danh sách bản tin đã gửi, không có nút gửi lại, không có thông báo khi gửi hỏng; hệ thống thử lại tối đa ba lần rồi thôi. Nếu số trên sàn không đổi sau một thao tác kho, người nghiệp vụ phải báo người phụ trách hệ thống.

Khi các bên lệch số thì kiểm gì trước

Hiện tượng	Kiểm tra theo thứ tự
Đơn đã duyệt nhưng kho không thấy yêu cầu	Mở khung Thông tin Fulfillment (WMS integration) của đơn xem có sinh yêu cầu không; nếu có, tìm đúng số yêu cầu trong Hàng chờ Nhặt (Pick Queue)
Kho đã xuất nhưng đơn vẫn báo đang xử lý	Xem đơn có yêu cầu thứ hai ở kho khác chưa xong không; trạng thái đơn lấy theo yêu cầu chậm nhất
Bấm một bước ở kho thì báo lỗi đồng bộ	Đọc lại trạng thái yêu cầu, đối chiếu bên đơn hàng, không bấm lại nhiều lần
Sàn vẫn còn hàng trong khi kho đã hết	Kiểm tra Khả dụng ở Tồn kho (Inventory) trước; nếu kho đúng thì đây là việc của đường đẩy tồn, phải báo người phụ trách
Sàn báo hết hàng trong khi kho còn nhiều	Kiểm tra phần Đã giữ chỗ: hàng bị giữ cho đơn cũng làm số gửi sang sàn giảm
Bên bán hàng thấy Không rõ ở dòng số tồn	Lúc đó không hỏi được số liệu từ kho; không được hiểu là hết hàng, cũng không được hiểu là còn hàng

Những việc màn hình hiện không làm được

• Không lập được yêu cầu xuất thủ công trong kho; yêu cầu chỉ đến từ đơn hàng.
• Không chọn hay đổi được kho phục vụ một đơn.
• Không có nút đồng bộ lại, đẩy lại tồn cho một mã hàng hay một kho.
• Không có màn hình nào cho thấy trạng thái đẩy tồn sang sàn.
• Không huỷ được yêu cầu đã xuất kho.
• Không đính kèm được tệp chứng từ ở cả hai phía.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Khi gặp "Lỗi đồng bộ với OMS, thao tác bị hủy.", ai là người được báo và trong bao lâu? Thao tác kho đang dừng cho tới lúc đó.
• Yêu cầu đứng ở PICKING không đi tiếp được thì xử lý thế nào trên thực tế: chờ sửa hệ thống, hay huỷ yêu cầu và duyệt lại đơn?
• Đơn vị chấp nhận sai lệch tồn trên sàn trong bao lâu sau một thao tác kho? Hiện không có cách đo bằng màn hình.
• Mã hàng nào bắt buộc phải được nối với sản phẩm trên sàn? Mã chưa nối bị bỏ qua lặng lẽ khi đẩy tồn.
• Số gửi sang sàn nên là hàng còn bán được của một kho hay của tất cả các kho? Hiện gửi theo từng kho riêng.