Nhiều kho và điều chuyển hàng giữa các kho

Bài này dành cho người quản lý kho và kế toán kho ở đơn vị có từ hai kho trở lên: cách khai báo kho, cách đọc số tồn theo từng kho và cách chuyển hàng giữa các kho bằng đúng những nút đang có trên màn hình.

Một kho gồm những gì

Mỗi kho có bốn thông tin: Mã Kho (Code), Tên Kho, Địa chỉ và ô đánh dấu Hoạt động. Hàng không nằm trực tiếp trong kho mà nằm ở các vị trí ô kệ thuộc kho đó. Mọi số tồn đều gắn với một ô kệ, nên "tồn của kho" luôn là tổng các ô kệ thuộc kho.

Thêm một kho

1. Ở thanh bên, vào Kho & Vị trí (Warehouses).
2. Chọn Thêm Kho Hàng.
3. Điền Mã Kho (Code). Ô này tự chuyển thành chữ in hoa, ví dụ WH-HCM, WH-HN.
4. Điền Tên Kho và Địa chỉ.
5. Giữ hoặc bỏ dấu Hoạt động, rồi chọn Tạo mới.

Mã kho không sửa được sau khi đã tạo: mở lại bằng biểu tượng bút chì thì ô Mã Kho (Code) bị khoá, chỉ đổi được tên và địa chỉ. Muốn đổi mã phải lập kho mới, và hàng ở kho cũ không tự chuyển sang.

Các dấu hiệu trạng thái và ai đổi được

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
Kho có dấu Hoạt động	Kho được đánh dấu là đang dùng. Dấu này chỉ để nhìn: hệ thống vẫn cho nhập, xuất, giữ hàng và điều chuyển ở kho không có dấu.	Người mở Kho & Vị trí (Warehouses), sửa kho rồi lưu
Vị trí Hoạt động / Tạm khóa	Nhãn hiển thị trên bảng vị trí. Vị trí Tạm khóa vẫn hiện trong mọi ô chọn vị trí và vẫn nhận hàng bình thường.	Người sửa vị trí trong Kho & Vị trí (Warehouses)
TRANSFER (Dịch chuyển ô kệ)	Dòng nhật ký sinh ra mỗi lần chuyển hàng giữa hai ô kệ, kể cả khi hai ô kệ ở hai kho khác nhau.	Người bấm Thực hiện chuyển ở Tồn kho (Inventory)

Điểm cần nhớ: ô Hoạt động không khoá được kho. Nếu muốn ngừng dùng một kho, phải tự thống nhất trong đơn vị và chuyển hết hàng đi; hệ thống không tự chặn.

Xoá kho: đọc kỹ trước khi bấm

Nút thùng rác trên từng dòng kho hỏi "Bạn có chắc chắn muốn xóa kho này?". Câu hỏi này không nói ra điều quan trọng nhất: xoá kho là xoá cả các vị trí ô kệ thuộc kho.

Hai hành vi khác nhau: xoá vị trí còn hàng thì bị chặn, còn xoá kho không có bước kiểm tra tồn tương tự. Nếu kho đã từng phát sinh giao dịch, thao tác thường dừng lại với thông báo "Không thể xóa kho. Vui lòng kiểm tra lại liên kết dữ liệu."

Vì vậy đừng dùng nút xoá kho để dọn dẹp danh sách. Với kho đã ngừng dùng, cách an toàn là chuyển hết hàng đi, bỏ dấu Hoạt động và ghi chú trong quy định nội bộ.

Đọc số tồn theo từng kho

1. Vào Tồn kho (Inventory).
2. Ở ô lọc, đổi Tất cả kho hàng thành kho cần xem.
3. Đọc ba thẻ tổng Tồn thực tế, Đã giữ chỗ, Khả dụng. Ba thẻ này cộng đúng phần đang lọc, nên khi đổi kho là số đổi theo.
4. Trong bảng, cột Kho Hàng cho biết kho, cột Vị trí (Location) hiện dạng [MÃ KHO] mã ô kệ để không nhầm hai ô kệ trùng tên.

Trên Dashboard, thẻ Kho hàng hoạt động đếm toàn bộ kho đã khai báo, kể cả kho không có dấu Hoạt động. Thẻ Tổng số lượng tồn kho (On Hand) cộng tất cả các kho, không tách theo kho. Muốn số theo kho thì phải dùng bộ lọc ở Tồn kho (Inventory).

Chuyển hàng từ kho này sang kho khác

Hệ thống không có màn hình "điều chuyển kho" riêng. Việc chuyển hàng giữa hai kho dùng chung một chức năng với việc dời hàng giữa hai ô kệ trong cùng kho: Dịch chuyển hàng.

1. Vào Tồn kho (Inventory).
2. Chọn Dịch chuyển hàng ở đầu trang, hoặc chọn Chuyển ngay trên dòng hàng cần đi.
3. Kiểm tra Mã SKU.
4. Ở Từ vị trí nguồn, chọn ô kệ đang giữ hàng. Danh sách hiện dạng [MÃ KHO] mã ô kệ, gồm mọi vị trí của mọi kho.
5. Ở Đến vị trí đích, chọn ô kệ của kho nhận. Vì danh sách không lọc theo kho, hãy đọc kỹ phần [MÃ KHO] ở đầu dòng.
6. Nhập Số lượng dịch chuyển và Ghi chú.
7. Chọn Thực hiện chuyển. Khi thành công, màn hình báo "Chuyển vị trí tồn kho thành công!".

Sau khi chuyển, tồn ở kho nguồn giảm và kho đích tăng cùng một lượng, có hiệu lực ngay. Trong Lịch sử giao dịch, một lần chuyển hiện thành hai dòng TRANSFER trái dấu ở hai vị trí.

Những giới hạn phải biết trước khi chuyển

• Chỉ chuyển được phần khả dụng. Nếu ô kệ nguồn có hàng đang giữ chỗ cho đơn, phần đó không đi được; hệ thống báo không đủ hàng khả dụng để chuyển. Phần giữ chỗ ở lại kho nguồn cùng với yêu cầu xuất đang giữ nó.
• Không có trạng thái "đang trên đường". Ngay khi bấm, sổ sách coi như hàng đã nằm ở kho đích, dù xe còn chạy. Nếu hàng đi mất vài ngày, số tồn của cả hai kho đều không đúng với thực tế trong khoảng thời gian đó.
• Không có phiếu điều chuyển, không có bước duyệt. Không có người thứ hai xác nhận, không có chỗ đính kèm biên bản. Chỉ có ô Ghi chú, nên hãy ghi rõ lý do và số chứng từ nội bộ vào đó.
• Mỗi lần chỉ một mã hàng. Chuyển 10 mã là 10 lần thao tác, và mỗi lần là một giao dịch riêng.
• Không có nút chuyển cả kho hoặc chuyển theo danh sách.
• Không sửa, không huỷ được một lần chuyển đã ghi. Chuyển nhầm thì phải chuyển ngược lại và ghi chú rõ.

Cách làm gợi ý cho hàng đi đường dài: chỉ bấm Thực hiện chuyển vào lúc kho đích nhận đủ hàng thật, còn trong lúc vận chuyển thì theo dõi bằng chứng từ ngoài hệ thống.

Kho nào phục vụ đơn hàng nào

Khi một đơn hàng được duyệt bên hệ thống đơn hàng, kho phục vụ đơn đó do hệ thống tự chọn, không phải do thủ kho chọn:

• Nếu có một kho đủ toàn bộ số hàng của đơn, đơn giao cho kho đó.
• Nếu không kho nào đủ, đơn được tách cho nhiều kho, ưu tiên kho nhiều hàng khả dụng hơn, và mã yêu cầu xuất có thêm đuôi -1, -2.
• Nếu cộng tất cả các kho vẫn không đủ, đơn không duyệt được và báo thiếu bao nhiêu.

Trên màn hình Xuất kho (Fulfillment) của kho không có ô chọn kho, cũng không có nút đổi kho cho một yêu cầu đã tạo. Muốn đổi kho phục vụ, phải huỷ yêu cầu và duyệt lại đơn bên hệ thống đơn hàng sau khi đã sắp lại tồn.

Một chỗ dễ sai khi nhập hàng nhiều kho

Khi nhập hàng, đơn nhập có Chọn Kho Hàng Nhận. Ở màn hình máy tính, phần Cất hàng vào vị trí (Put-away) chỉ liệt kê ô kệ thuộc đúng kho nhận. Nhưng ở màn hình điện thoại, phần cất hàng liệt kê tất cả ô kệ của mọi kho, và hệ thống không kiểm tra ô kệ đó có thuộc kho nhận hay không.

Hậu quả: hàng ghi nhận nhập cho kho A nhưng tồn lại tăng ở kho B. Vì vậy khi cất hàng bằng điện thoại, hãy đọc kỹ mã ô kệ, và sau khi hoàn thành nhập nên mở Tồn kho (Inventory), lọc đúng kho nhận để kiểm tra lượng tăng đã vào đúng chỗ.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Đơn vị có muốn phần điều chuyển sinh ra phiếu và có người duyệt không? Hiện tại một lần bấm là số đổi ngay ở cả hai kho.
• Trong lúc hàng đang trên đường giữa hai kho, kế toán muốn hàng nằm ở kho nào trên sổ? Hệ thống chỉ có hai trạng thái: ở kho nguồn hoặc ở kho đích.
• Dấu Hoạt động của kho nên có ý nghĩa gì trong quy định nội bộ, khi hệ thống không dùng dấu này để chặn bất kỳ thao tác nào?
• Khi một đơn bị tách cho hai kho, ai chịu trách nhiệm theo dõi đủ cả hai yêu cầu xuất, và chứng từ giao hàng gộp hay tách?
• Có cần chặn việc cất hàng vào ô kệ thuộc kho khác với kho nhận trên đơn nhập không, hay đơn vị chấp nhận và tự kiểm tra lại sau?