Vòng đời đơn hàng

Tài liệu này dành cho kế toán và nhân viên bán hàng khi cần biết đơn đang ở đâu, ai có thể tác động và lúc nào không thể quay lại.

Xem trạng thái ở đâu

1. Mở mục Đơn hàng (Orders).
2. Ở danh sách, xem cột Trạng thái.
3. Bấm vào một mã đơn để mở Chi tiết đơn hàng. Phần Lộ trình trạng thái đơn hàng cho biết đơn đã đi qua các mốc nào.

Trạng thái trên màn hình hiện được hiển thị bằng chữ in hoa. Ý nghĩa nghiệp vụ như sau:

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được trên màn hình hiện tại
DRAFT	Đơn nháp, chưa duyệt	Nhân viên bán hàng có quyền ghi đơn có thể sửa, xóa, duyệt hoặc hủy.
CONFIRMED	Đơn đã xác nhận	Không có nút riêng để chọn mốc này trên màn hình. Mốc này có thể xuất hiện khi tiến độ được cập nhật từ khâu xử lý.
PROCESSING	Đơn đã được đưa sang khâu xử lý	Nút Duyệt đơn & Sync WMS trên đơn nháp đưa đơn vào khâu xử lý và tạo yêu cầu cho kho.
PICKING	Kho đang lấy hàng	Cập nhật theo tiến độ của kho; hiện không có nút đổi trực tiếp trên màn hình Đơn hàng.
PACKED	Hàng đã đóng gói	Cập nhật theo tiến độ của kho; hiện không có nút đổi trực tiếp trên màn hình Đơn hàng.
SHIPPED	Hàng đã giao cho đơn vị vận chuyển	Cập nhật theo tiến độ giao hàng; hiện không có nút đổi trực tiếp trên màn hình Đơn hàng.
COMPLETED	Đơn đã hoàn tất	Là mốc kết thúc thành công; không thể chuyển tiếp sang trạng thái khác.
CANCELLATION_PENDING	Đang chờ kho hoàn tất việc hủy	Xuất hiện khi yêu cầu hủy gửi tới kho chưa hoàn tất. Chờ kho xử lý tiếp.
CANCELLED	Đơn đã hủy	Là mốc kết thúc; không thể xử lý tiếp trên màn hình.

Luồng thông thường

Đơn nháp đi theo hướng:

DRAFT → PROCESSING → PICKING → PACKED → SHIPPED → COMPLETED

Mốc CONFIRMED được hệ thống cho phép trong luồng cập nhật, nhưng nút duyệt đang có trên giao diện đi thẳng từ DRAFT sang PROCESSING. Vì vậy không nên tự tìm một nút Xác nhận riêng cho CONFIRMED.

Ai được đổi trạng thái nào

• Nhân viên bán hàng hoặc kế toán có tài khoản được cấp quyền ghi đơn có thể dùng các nút Duyệt đơn & Sync WMS, Hủy bỏ đơn hàng, Chỉnh sửa đơn hàng và Xóa vĩnh viễn đơn nháp khi nút đó hiện ra.
• Kho và tiến độ giao hàng cập nhật các mốc PICKING, PACKED, SHIPPED, COMPLETED qua luồng kết nối kho. Người dùng trên màn hình Đơn hàng không có nút tự gõ các mốc này.
• Hệ thống hiện không tách riêng thao tác theo chức danh “kế toán” và “nhân viên bán hàng” trên màn hình. Nếu tài khoản không thấy nút hoặc bị từ chối, hãy nhờ người quản trị kiểm tra quyền của tài khoản; đừng dùng tài khoản khác để sửa thay.

Điểm không quay lại

• Khi đơn đã ở SHIPPED, nút Hủy bỏ đơn hàng không còn được phép dùng.
• COMPLETED và CANCELLED là hai mốc kết thúc. Đơn ở một trong hai mốc này không thể quay lại.
• Nếu hủy trong lúc kho đang xử lý mà một yêu cầu hủy kho chưa xong, đơn ở CANCELLATION_PENDING. Chỉ khi kho xử lý xong, đơn mới thành CANCELLED.
• Cập nhật từ kho không được làm đơn lùi về mốc trước. Nếu nhận thông tin cũ sau thông tin mới, hệ thống bỏ qua lần cập nhật lùi đó.

Khi trạng thái không như mong đợi

1. Mở Chi tiết đơn hàng, ghi lại mã đơn, trạng thái hiện tại và các mã kho hiển thị trong phần thông tin xử lý.
2. Nếu đang ở CANCELLATION_PENDING, không bấm hủy nhiều lần. Chờ kho xác nhận hoặc chuyển thông tin cho người phụ trách kho.
3. Nếu đã SHIPPED, không tìm nút hủy trên màn hình vì hệ thống đã khóa thao tác này.
4. Nếu một đơn nháp không có nút sửa, hãy đóng chi tiết, tải lại danh sách và kiểm tra trạng thái thật trước khi báo lỗi.

Chưa kiểm chứng

• Chưa kiểm chứng tên chức danh nào trong từng doanh nghiệp được cấp quyền ghi đơn; mã nguồn chỉ thể hiện quyền của tài khoản, không thể hiện quy định phân công nội bộ.
• Chưa kiểm chứng màn hình riêng của kho dùng để tạo các mốc PICKING, PACKED, SHIPPED và COMPLETED; phần OMS chỉ cho thấy các mốc này được nhận từ luồng cập nhật kho.