Giá, chiết khấu, thuế và cách tính tiền trên đơn

Tài liệu này dành cho kế toán và nhân viên bán hàng cần giải thích được từng con số tiền trên đơn: đơn giá lấy từ đâu, tổng cộng ra sao, chỗ nào có thuế và chỗ nào không có chiết khấu.

Ba con số trên màn hình

Khi lập đơn, khối Tóm tắt đơn hàng bên phải form hiện:

1. Tạm tính (n sản phẩm) — cộng thành tiền của tất cả các dòng hàng.
2. Phí giao hàng — đúng số bạn gõ ở ô Phí vận chuyển (VND).
3. TỔNG TIỀN — tạm tính cộng phí giao hàng.

Khi xem đơn đã lưu, khối bên phải Chi tiết đơn hàng hiện ba dòng tương ứng: Giá trị hàng hóa, Phí giao hàng, TỔNG ĐƠN HÀNG.

Bảng Sản phẩm trong đơn hàng hiện từng dòng với Đơn giá, Số lượng và Thành tiền.

Đơn giá lấy từ đâu

Đơn giá không gõ tay được. Không có ô nhập giá trong form, và bấm vào con số cũng không sửa được.

1. Bấm + Thêm sản phẩm để mở cửa sổ Tìm kiếm & thêm sản phẩm từ PIM.
2. Gõ tên sản phẩm hoặc mã SKU, bấm Tìm kiếm.
3. Mỗi phiên bản hàng hiện một dòng có Kho hàng và Giá. Bấm Thêm + để đưa vào đơn.

Giá hiện trong cửa sổ tìm kiếm là giá đang có trong danh mục sản phẩm. Nhưng giá ghi vào đơn được lấy lại từ danh mục đúng lúc bạn bấm Lưu, theo mã SKU của từng dòng.

Hệ quả cần nhớ, vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới số tiền ghi sổ:

• Nếu giá trong danh mục đổi giữa lúc bạn thêm sản phẩm và lúc bạn bấm Lưu đơn hàng Nháp, số TỔNG TIỀN nhìn thấy trước khi lưu có thể khác số TỔNG ĐƠN HÀNG sau khi lưu. Luôn xem lại chi tiết đơn sau khi lưu.
• Mở một đơn nháp cũ, bấm Chỉnh sửa đơn hàng rồi Lưu đơn hàng Nháp mà không đổi gì cũng có thể làm tổng tiền thay đổi, vì toàn bộ giá được lấy lại theo bảng giá hiện hành.
• Muốn bán một giá khác, phải sửa giá trong danh mục sản phẩm trước rồi mới lập đơn. Không có cách nào đặt giá riêng cho một đơn.

Cách cộng ra tổng tiền

• Thành tiền một dòng = đơn giá × số lượng.
• Tạm tính / Giá trị hàng hóa = cộng thành tiền của mọi dòng.
• TỔNG TIỀN / TỔNG ĐƠN HÀNG = tạm tính + phí giao hàng.

Vài ràng buộc trên số liệu:

• Số lượng mỗi dòng từ 1 đến 9999. Nút - không cho xuống dưới 1; muốn bỏ hẳn dòng thì bấm biểu tượng thùng rác ở cuối dòng.
• Thêm lại một sản phẩm đã có trong đơn thì số lượng dòng đó cộng thêm 1, không tạo dòng thứ hai.
• Phí vận chuyển nhập số nguyên, không âm. Gõ số âm sẽ bị đưa về 0.
• Đơn phải có ít nhất một sản phẩm mới lưu được.
• Mọi số tiền lưu tối đa hai chữ số sau dấu phẩy và tối đa 99.999.999,99. Đơn lớn hơn mức đó sẽ báo lỗi khi lưu.
• Mọi số tiền được hiểu là đồng Việt Nam. Đơn không có ô chọn loại tiền và không quy đổi tỷ giá.

Chiết khấu: hiện không có trên đơn

Trên màn hình đơn hàng không có ô giảm giá, ô chiết khấu theo dòng, ô chiết khấu theo đơn, mã khuyến mại hay phiếu quà tặng. Số tiền giảm giá luôn được ghi nhận là 0 khi thông tin đơn được chuyển sang luồng hóa đơn.

Vì vậy:

• Cách duy nhất để bán thấp hơn là hạ giá trong danh mục sản phẩm, và điều đó ảnh hưởng tới mọi đơn lập sau đó.
• Không ghi số tiền giảm vào ô Phí vận chuyển (VND) dưới dạng số âm — ô này không nhận số âm.
• Nếu cần ghi nhận một khoản giảm cho khách, hãy ghi rõ trong Ghi chú đơn hàng và xử lý theo quy trình kế toán bên ngoài; ghi chú không làm thay đổi tổng tiền.

Riêng đơn nhận về từ sàn thì khác: đơn giá về từ sàn là giá người mua thực trả sau khuyến mại của sàn, và tổng tiền cùng phí vận chuyển cũng lấy nguyên theo số sàn gửi. Với những đơn này, đừng trừ thêm lần nữa và cũng đừng cộng lại phần sàn đã giảm.

Thuế: đơn không có thuế, hóa đơn mới có

Đơn hàng không có ô thuế suất và không có dòng tiền thuế. Con số TỔNG ĐƠN HÀNG là tiền hàng cộng phí giao hàng, chưa gồm thuế.

Thuế chỉ xuất hiện khi thông tin đơn được chuyển sang luồng hóa đơn. Lúc đó hệ thống tự dựng bảng kê theo quy tắc cố định sau:

Thành phần	Cách xử lý khi chuyển sang hóa đơn
Mỗi dòng hàng	Đơn vị tính ghi là Cái, thuế suất 10%
Phí vận chuyển	Thành một dòng riêng tên Phí vận chuyển, đơn vị Lần, thuế suất 0%
Tiền giảm giá	Luôn bằng 0
Người mua	Lấy tên, số điện thoại, email của khách và địa chỉ giao hàng trên đơn; mã số thuế để trống

Ví dụ dễ hình dung: đơn có tiền hàng 1.000.000 và phí giao hàng 30.000.

• Trên màn hình đơn: TỔNG ĐƠN HÀNG = 1.030.000.
• Chuyển sang hóa đơn: cộng trước thuế 1.030.000, thuế 10% trên phần tiền hàng là 100.000, tổng hóa đơn = 1.130.000.

Nói cách khác, tổng hóa đơn thường lớn hơn tổng đơn hàng. Khi đối chiếu, đừng coi hai con số lệch nhau là sai; hãy kiểm tra xem phần chênh có đúng bằng 10% tiền hàng (không tính phí vận chuyển) hay không.

Số tiền khách phải trả khi mua hàng vẫn là TỔNG ĐƠN HÀNG trên màn hình. Đơn vị tính Cái và thuế suất 10% là giá trị mặc định áp cho mọi mặt hàng, không phân biệt loại hàng.

Những việc màn hình hiện chưa làm được

• Nhập hoặc sửa đơn giá riêng cho một đơn.
• Nhập chiết khấu, mã khuyến mại, phiếu giảm giá.
• Chọn thuế suất khác 10% cho một mặt hàng, hoặc đánh dấu hàng không chịu thuế.
• Đổi đơn vị tính của mặt hàng trên đơn.
• Xem trước bảng kê hóa đơn (đã gồm thuế) ngay trên màn hình đơn hàng.
• Nhập tiền đặt cọc, tiền thu một phần, hay tách tổng đơn thành nhiều lần thu.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Mức thuế suất 10% cố định cho mọi mặt hàng có đúng với danh mục hàng của doanh nghiệp không? Nếu có hàng chịu 5%, 8% hay không chịu thuế thì hiện chưa có chỗ khai.
• Phí vận chuyển để thuế suất 0% có đúng với cách doanh nghiệp đang xuất hóa đơn không.
• Khi khách được giảm giá, doanh nghiệp muốn ghi nhận ở đâu để hóa đơn phản ánh đúng, vì đơn hàng hiện luôn báo số giảm giá bằng 0.
• Giá bán được phép thay đổi giữa lúc lập đơn và lúc lưu; doanh nghiệp có cần một quy tắc "chốt giá tại thời điểm báo giá cho khách" không.
• Đơn có giá trị vượt 99.999.999,99 đồng có thực tế phát sinh không, và nếu có thì xử lý thế nào.