Tìm kiếm, lọc và xuất danh sách đơn

Tài liệu này dành cho kế toán và nhân viên bán hàng cần tìm nhanh một đơn cụ thể, lọc ra một nhóm đơn để đối chiếu, và biết trước những việc màn hình danh sách chưa làm được.

Mở danh sách đơn hàng

1. Ở menu bên trái, mục Tổng quan, chọn Đơn hàng (Orders).
2. Màn hình Quản lý Đơn hàng (Orders) hiện bảng đơn với các cột Mã đơn, Khách hàng, Kênh bán, Tổng tiền, Trạng thái, Ngày tạo và Thao tác.
3. Đơn mới nhất nằm trên cùng. Mỗi trang hiển thị 10 đơn.
4. Dòng cuối bảng ghi Hiển thị 10 trên N đơn hàng. Dùng hai mũi tên trái/phải bên phải để chuyển trang; ô ở giữa cho biết đang ở trang mấy trên tổng số trang.

Ô tìm kiếm

Ô đầu tiên trong thanh lọc có gợi ý Số đơn, tên, SĐT....

1. Gõ một phần mã đơn, một phần tên khách hàng hoặc một phần số điện thoại.
2. Danh sách tự chạy lại sau mỗi ký tự, không cần bấm Enter.
3. Không phân biệt chữ hoa chữ thường; gõ một đoạn giữa cũng khớp.

Ô này không tìm theo: mã SKU, tên sản phẩm, địa chỉ giao hàng, ghi chú đơn hàng, mã vận đơn của đơn vị vận chuyển, email khách hàng. Nếu chỉ có mã vận đơn trong tay, phải mở từng đơn để đối chiếu, hoặc hỏi người phụ trách kho mã đơn tương ứng.

Ô lọc Trạng thái

Ô thứ hai mặc định là Trạng thái (Tất cả). Danh sách chọn gồm đúng các mốc dưới đây. Bài Vòng đời đơn hàng đã mô tả kỹ từng mốc; bảng này chỉ đủ để chọn đúng ô lọc.

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
DRAFT	Đơn nháp, chưa duyệt	Người lập đơn trên màn hình Đơn hàng
CONFIRMED	Đã xác nhận, chưa chuyển kho	Chỉ đến từ luồng cập nhật, không có nút riêng
PROCESSING	Đã chuyển yêu cầu sang kho	Nút Duyệt đơn & Sync WMS đưa đơn tới đây
PICKING	Kho đang lấy hàng	Kho
PACKED	Kho đã đóng gói xong	Kho
SHIPPED	Đã giao cho đơn vị vận chuyển	Kho
COMPLETED	Đã hoàn tất	Mốc kết thúc, không xử lý tiếp
CANCELLATION_PENDING	Đang chờ kho hoàn tất việc hủy	Kho
CANCELLED	Đã hủy	Mốc kết thúc, không xử lý tiếp

Ô lọc chỉ chọn được một trạng thái mỗi lần. Muốn xem cả nhóm đang chạy, phải lọc lần lượt từng mốc rồi tự cộng lại.

Ô lọc Kênh bán hàng

Ô thứ ba mặc định là Kênh bán hàng (Tất cả) và liệt kê các kênh đã khai báo trong Kênh bán hàng (Channels).

Lưu ý khác biệt dễ nhầm: ô lọc này hiện mọi kênh, kể cả kênh đã tắt, để bạn vẫn tra được đơn cũ. Còn ô Kênh bán hàng trong form lập đơn chỉ hiện các kênh đang bật.

Ô lọc ngày

Ô thứ tư là ô chọn ngày.

1. Chọn một ngày trên lịch.
2. Danh sách chỉ còn các đơn được lập đúng ngày đó.

Ba điều cần nhớ:

• Chỉ chọn được một ngày, không có khoảng "từ ngày – đến ngày".
• Ngày ở đây là ngày lập đơn, không phải ngày duyệt, ngày giao hay ngày thu tiền.
• Giờ hệ thống lưu là giờ chuẩn quốc tế, chậm hơn giờ Việt Nam 7 tiếng. Vì vậy đơn lập trong khoảng 0 giờ đến 7 giờ sáng giờ Việt Nam sẽ nằm ở ngày hôm trước cả trong cột Ngày tạo lẫn trong ô lọc ngày. Khi chốt sổ theo ngày, hãy kiểm tra thêm ngày liền trước.

Kết hợp và xóa bộ lọc

Bốn ô lọc cộng dồn với nhau: chọn DRAFT và kênh Website thì chỉ còn đơn nháp của kênh đó.

Nút Xóa bộ lọc ở cuối thanh lọc trả cả bốn ô về mặc định và đưa danh sách về trang 1.

Một cái bẫy hay gặp: khi bạn đang ở trang 2 trở đi mà đổi bộ lọc, danh sách không tự quay về trang 1. Kết quả có thể trống dù dữ liệu vẫn còn. Nếu thấy trống bất thường, bấm Xóa bộ lọc rồi lọc lại từ trang 1.

Bộ lọc cũng không được ghi nhớ: tải lại trang hoặc rời màn hình rồi quay lại thì bốn ô trở về mặc định.

Từ danh sách sang thao tác

Cột Thao tác ở mỗi dòng có các nút tùy trạng thái:

1. Xem — luôn có, mở Chi tiết đơn hàng.
2. Sửa — chỉ hiện với đơn DRAFT.
3. Duyệt — chỉ hiện với đơn DRAFT.
4. Hủy — hiện với mọi đơn chưa ở SHIPPED, CANCELLED hoặc COMPLETED.

Nếu bấm Duyệt mà tồn kho không đủ, dòng cảnh báo màu đỏ hiện ngay dưới các nút của chính dòng đơn đó và ở lại cho tới khi bạn tải lại danh sách.

Xuất danh sách: hiện chưa có

Màn hình Đơn hàng không có nút xuất tệp. Cụ thể là không có Xuất Excel, không có xuất tệp CSV, không có nút in, không có gửi báo cáo qua thư.

Vì vậy, khi cần một bảng kê để đối chiếu:

1. Lọc đúng nhóm đơn cần lấy trên màn hình.
2. Ghi lại thủ công các cột cần dùng, hoặc chụp màn hình từng trang.
3. Nếu số lượng lớn, đề nghị người quản trị hệ thống trích dữ liệu giúp, kèm điều kiện lọc và khoảng thời gian rõ ràng.

Không tự suy ra tổng tiền của cả nhóm từ dòng Hiển thị 10 trên N đơn hàng: dòng đó chỉ đếm số đơn, màn hình không cộng tổng tiền theo bộ lọc.

Những việc màn hình hiện chưa làm được

• Lọc theo khoảng ngày.
• Lọc theo tình trạng thanh toán (đã thu tiền hay chưa) — dữ liệu có được ghi nhận nhưng chưa có ô lọc trên màn hình.
• Sắp xếp bảng bằng cách bấm vào tiêu đề cột. Thứ tự luôn là đơn mới nhất trước.
• Đổi số dòng mỗi trang.
• Chọn nhiều đơn cùng lúc để duyệt hoặc hủy hàng loạt.
• Xem tổng tiền, số lượng hàng hay số đơn theo từng kênh ngay trên bảng.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Việc chốt sổ theo ngày nên lấy theo giờ Việt Nam hay theo giờ hệ thống đang lưu? Hai cách lệch nhau ở các đơn lập từ 0 giờ đến 7 giờ sáng.
• Bảng kê đơn hàng phục vụ đối chiếu cần những cột nào, để khi có chức năng xuất tệp thì làm đúng ngay lần đầu.
• Ai là người được phép trích dữ liệu đơn hàng ra ngoài màn hình, và bản trích đó có được coi là chứng từ nội bộ không.