Đối soát đơn hàng với tiền thu và hóa đơn

Giới hạn của màn hình hiện tại

Trong menu hiện có, bạn mở được Đơn hàng (Orders) và Cấu hình SePay. OMS chưa có màn hình Đối soát, chưa có bảng đối chiếu tiền thu theo ngày và chưa có màn hình hóa đơn để nối trực tiếp với đơn hàng.

Vì vậy, phần dưới đây là cách kiểm tra thủ công dựa trên thông tin đang có, không phải một nút đối soát hoàn chỉnh trên giao diện.

Đối chiếu đơn hàng với tiền thu

Với mỗi giao dịch tiền vào từ ngân hàng hoặc cổng thanh toán:

1. Mở Đơn hàng (Orders).
2. Tìm theo mã đơn, tên khách hàng hoặc số điện thoại trong ô tìm kiếm.
3. Mở Chi tiết đơn hàng.
4. Đối chiếu TỔNG ĐƠN HÀNG với số tiền thực nhận, bao gồm cả phí giao hàng.
5. Đối chiếu mã đơn trong nội dung chuyển tiền với mã đơn trên màn hình.
6. Ghi lại ngày giờ tiền vào và trạng thái đơn để người phụ trách kiểm tra tiếp.

OMS có nhận giao dịch qua SePay, VNPay và MoMo và có lưu các giao dịch đã nhận. Tuy nhiên, giao diện OMS hiện không hiển thị danh sách tiền thu hoặc chi tiết thanh toán trong trang chi tiết đơn hàng. Không thấy tiền trên màn hình không có nghĩa là tiền chưa vào; hãy kiểm tra hệ thống thanh toán hoặc sao kê ngân hàng.

Vì sao không được bỏ qua bước đối chiếu số tiền

Cơ chế tự động khớp thanh toán của OMS (áp dụng cho SePay và các cổng tương tự) chỉ so nội dung chuyển khoản / mã giao dịch với mã đơn — không so số tiền chuyển với TỔNG ĐƠN HÀNG ở bất kỳ bước nào. Một giao dịch chuyển đúng nội dung/mã đơn nhưng sai số tiền (kể cả chuyển rất ít, ví dụ 10.000đ cho một đơn 500.000đ) vẫn khiến hệ thống tự động đánh dấu đơn đó là đã thanh toán đủ.

Với đơn trả trước (mọi phương thức khác thu tiền khi giao), việc tự động ghi nhận đã thanh toán còn kéo theo tự động gửi yêu cầu xuất hoá đơn cho toàn bộ giá trị đơn ngay lập tức — trước khi có ai kịp đối chiếu thủ công. Xem thêm bài Cấu hình thanh toán SePay và cách hệ thống tự khớp thanh toán vào đơn để biết chi tiết cơ chế khớp.

Vì vậy, bước đối chiếu số tiền ở mục trên không phải một lớp kiểm tra thêm cho chắc — hiện tại đó là cách duy nhất để bắt được sai lệch số tiền, vì bản thân hệ thống không tự làm việc này.

Đối chiếu đơn hàng với hóa đơn

OMS có thể chuyển thông tin đơn sang luồng hóa đơn tự động khi đơn đạt đúng mốc theo phương thức thanh toán:

• đơn trả trước thường phát tín hiệu ở mốc PAID;
• đơn thu tiền khi giao thường phát tín hiệu ở mốc COMPLETED;
• cùng một đơn không nên phát cả hai tín hiệu.

OMS không có trang hóa đơn cho người dùng cuối. Khi đối chiếu, dùng mã đơn làm khóa tra cứu ở hệ thống hóa đơn của doanh nghiệp, rồi so sánh:

• tên và địa chỉ người mua;
• các sản phẩm và số lượng;
• tiền hàng, phí giao hàng và tổng tiền;
• ngày lập và trạng thái hóa đơn;
• số hóa đơn nếu đã được cấp.

Không kết luận “đã phát hành” chỉ vì đơn đã PAID hoặc COMPLETED. Cần thấy số hóa đơn và trạng thái phát hành ở hệ thống hóa đơn.

Dấu hiệu lệch và cách lần nguyên nhân

Dấu hiệu	Kiểm tra trước	Nguyên nhân cần chuyển xử lý
Tiền thực nhận khác TỔNG ĐƠN HÀNG	Kiểm tra phí giao hàng, số tiền giảm giá nếu có và nội dung chuyển tiền	Có thể là sai số tiền khi thu hoặc giao dịch nhầm đơn — nhưng cũng có thể là hệ quả bình thường của cách hệ thống khớp thanh toán (khớp chỉ theo nội dung/mã đơn, không so số tiền). Xem mục "Vì sao không được bỏ qua bước đối chiếu số tiền" ở trên.
Đã có tiền nhưng đơn vẫn chưa ghi nhận đã trả	Đối chiếu mã đơn, mã giao dịch và thời điểm tiền vào	Giao dịch chưa khớp đơn hoặc thông báo từ cổng thanh toán chưa được xử lý.
Đơn đã hoàn tất nhưng chưa thấy hóa đơn	Kiểm tra phương thức thu tiền và tra cứu bằng mã đơn ở hệ thống hóa đơn	Luồng chuyển thông tin hóa đơn đang chờ, thất bại hoặc chưa được hệ thống hóa đơn nhận.
Có hai yêu cầu hóa đơn cho một đơn	Đối chiếu lịch sử trạng thái PAID và COMPLETED	Cần người phụ trách hóa đơn kiểm tra để tránh phát hành trùng.
Đơn đã hủy nhưng hóa đơn vẫn còn	Không chỉ nhìn trạng thái đơn; tra cứu số hóa đơn riêng	Hủy đơn không tự hủy hóa đơn trong OMS.

Ghi nhận kết quả đối soát

Tạo một dòng theo dõi nội bộ cho mỗi đơn gồm: mã đơn, tổng tiền trên OMS, số tiền thực nhận, mã giao dịch, số hóa đơn, kết quả và người xử lý. Phần ghi chép này là cách làm nội bộ; OMS hiện chưa có ô hoặc báo cáo trên màn hình để lưu kết quả đó.

Nếu lệch, đính kèm bằng chứng nghiệp vụ mà không sửa đơn cho khớp số liệu. Trước khi điều chỉnh tiền hoặc hóa đơn, cần xác nhận nguyên nhân với người phụ trách thanh toán và hóa đơn.

Chưa kiểm chứng

• Chưa kiểm chứng nhãn và vị trí tra cứu giao dịch trong từng cổng thanh toán; OMS chỉ có phần nhận và lưu giao dịch ở phía hệ thống.
• Chưa kiểm chứng SLA xử lý yêu cầu hóa đơn của hệ thống hóa đơn; không có thời gian chờ hiển thị trên giao diện OMS.
• Chưa kiểm chứng mẫu sổ theo dõi đối soát mà từng doanh nghiệp yêu cầu; phần ghi nhận kết quả ở trên là khung tối thiểu để lần nguyên nhân, không phải mẫu kế toán bắt buộc.