Đối chiếu phí vận chuyển và tiền thu hộ (COD)

Bài này dành cho kế toán. Nó chỉ rõ phí vận chuyển được ghi ở đâu trong hệ thống, nó chảy vào hóa đơn thế nào, tiền thu hộ COD được đối xử ra sao, và những phần đối chiếu mà hệ thống chưa làm thay được.

Phí vận chuyển nằm ở đâu

Phí vận chuyển là một ô nhập tay trên đơn hàng, không phải con số hệ thống tính ra.

1. Vào Đơn hàng (Orders), bấm Tạo Đơn hàng Nháp hoặc mở một đơn nháp có sẵn.
2. Trong nhóm ô về giao hàng, gõ số tiền vào ô Phí vận chuyển (VND).
3. Ô này không nhận số âm. Nếu nhập sai, hệ thống báo "Phí giao hàng không được âm".
4. Lưu đơn. Từ lúc này phí đã nằm trong tổng tiền của đơn.

Khi mở chi tiết đơn, cột phải hiện ba dòng tiền:

Dòng trên màn hình	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
Giá trị hàng hóa	Tổng tiền hàng, đã trừ phí vận chuyển ra	Không sửa trực tiếp; đổi theo dòng hàng trong đơn
Phí giao hàng	Đúng con số đã gõ ở ô Phí vận chuyển (VND)	Người phụ trách đơn hàng, chỉ khi đơn còn ở trạng thái nháp
TỔNG ĐƠN HÀNG	Tiền hàng cộng phí vận chuyển	Hệ thống tính

Điểm cần nhớ cho kế toán: tổng đơn hàng đã bao gồm phí vận chuyển. Đừng cộng thêm lần nữa khi lập báo cáo.

Với đơn kéo về từ sàn thương mại điện tử, phí vận chuyển lấy theo số sàn gửi sang, không ai gõ tay. Nếu sàn không gửi phí thì ô này để trống.

Phí vận chuyển đi vào hóa đơn thế nào

Khi đơn đủ điều kiện xuất hóa đơn, phí vận chuyển không bị gộp vào giá hàng mà được tách thành một dòng riêng trên hóa đơn:

• Tên hàng hóa dịch vụ: Phí vận chuyển
• Mã: SHIPPING
• Đơn vị tính: Lần, số lượng 1
• Thuế suất: 0

Nếu phí vận chuyển bằng 0 thì dòng này không xuất hiện. Đây là điểm cần lưu ý khi đối chiếu hóa đơn với đơn hàng: số dòng trên hóa đơn có thể nhiều hơn số dòng hàng trong đơn đúng một dòng.

Tiền thu hộ COD

Hệ thống phân biệt hai nhóm hình thức thanh toán, và cách phát hành hóa đơn khác nhau:

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
COD	Thu hộ khi giao. Hệ thống coi là trả sau: chỉ phát hành hóa đơn khi đơn về trạng thái hoàn tất	Ghi trên đơn; hiện chưa có ô chọn trên màn hình tạo đơn
(bỏ trống)	Đơn chưa ghi hình thức thanh toán. Hệ thống xử lý giống COD, tức là chờ tới lúc hoàn tất mới xuất hóa đơn	—
SEPAY	Chuyển khoản qua SePay. Trả trước: ghi nhận đã thanh toán là xuất hóa đơn	Do bản tin thanh toán báo về
VNPAY	Trả trước, xử lý như trên	Do bản tin thanh toán báo về
MOMO	Trả trước, xử lý như trên	Do bản tin thanh toán báo về

Hệ quả trực tiếp: đơn COD chỉ ra hóa đơn khi đơn được đánh dấu hoàn tất. Mà theo bài "Tổng quan khâu vận chuyển", trạng thái hoàn tất hiện chỉ về được với đơn của sàn thương mại điện tử. Nghĩa là đơn COD bán trực tiếp có thể nằm mãi ở mốc đã bàn giao vận chuyển và không tự ra hóa đơn. Kế toán cần theo dõi riêng nhóm này.

Việc đối chiếu hiện làm được tới đâu

Hệ thống có sẵn một bảng đối chiếu thanh toán theo khoảng ngày, đối chiếu các giao dịch đã ghi nhận với trạng thái của chúng, và trả về: tổng số giao dịch, số khớp, số tiền khớp, danh sách lệch kèm lý do.

Nhưng có ba giới hạn phải biết trước khi tin vào con số đó:

1. Bảng đối chiếu chỉ chạy cho SePay, VNPay và MoMo. COD không nằm trong danh sách được đối chiếu. Tiền thu hộ vì thế không bao giờ xuất hiện trong kết quả đối chiếu.
2. Chưa có màn hình cho bảng đối chiếu này. Trong danh mục Cài đặt hệ thống chỉ có Cấu hình SePay; không có mục nào mở ra báo cáo đối chiếu. Muốn có số liệu, hiện phải nhờ bộ phận kỹ thuật kết xuất.
3. Không có bản ghi tiền hãng vận chuyển trả về. Hệ thống không lưu ngày hãng chuyển tiền thu hộ, số tiền đã chuyển, hay phí thu hộ mà hãng giữ lại.

Những việc màn hình hiện tại không làm được

• Không lưu cước thực trả cho hãng vận chuyển. Ô Phí vận chuyển (VND) là tiền thu của khách, không phải tiền trả cho hãng. Chênh lệch giữa hai con số này hiện không có chỗ nào ghi.
• Không đối chiếu bảng kê của hãng vận chuyển. Không nhập được bảng kê cước hằng tháng, không so được từng vận đơn với từng dòng cước.
• Không đối chiếu COD. Không có màn hình đánh dấu "đơn này đã nhận đủ tiền thu hộ".
• Không có ô chọn hình thức thanh toán trên màn hình tạo đơn. Đơn tạo tay để trống mục này, và hệ thống hiểu là trả sau.
• Không tính phí vận chuyển theo bảng giá. Người lập đơn tự gõ số; hệ thống không kiểm tra số đó có đúng cước hãng hay không.
• Không tách phí vận chuyển theo kiện. Đơn tách thành nhiều kiện vẫn chỉ có một con số phí duy nhất.
• Không có báo cáo doanh thu tách riêng phí vận chuyển. Số liệu tổng quan cộng gộp cả tiền hàng lẫn phí vận chuyển.

Quy trình đối chiếu thủ công gợi ý

Trong lúc chờ bổ sung màn hình, cách làm ít rủi ro nhất:

1. Cuối kỳ, lọc danh sách đơn theo trạng thái đã bàn giao vận chuyển.
2. Lấy mã vận đơn của từng kiện từ màn hình Xuất kho (Fulfillment) bên kho.
3. Đối chiếu danh sách mã vận đơn đó với bảng kê của từng hãng vận chuyển để ra cước thực trả.
4. Đối chiếu tiếp phần tiền thu hộ trong bảng kê với TỔNG ĐƠN HÀNG của từng đơn COD.
5. Ghi chênh lệch ra bảng ngoài, vì hệ thống chưa có chỗ lưu.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Số tiền hiển thị ở bước thanh toán trực tuyến có thể đang cộng phí vận chuyển thêm một lần nữa lên tổng đơn hàng vốn đã gồm phí. Nhờ anh chị kiểm tra một đơn thật có phí vận chuyển và đối chiếu số tiền khách phải trả trên cổng thanh toán.
• Đơn COD bán trực tiếp hiện được xuất hóa đơn vào thời điểm nào trên thực tế? Nếu đang làm thủ công thì cần ghi lại thành quy định.
• Thuế suất của dòng Phí vận chuyển đang để 0. Đây có đúng với chính sách thuế mà đơn vị đang áp dụng không?
• Đơn vị có nhận bảng kê cước từ hãng vận chuyển theo định dạng nào (tệp bảng tính, bản in)? Điều này quyết định việc sau này có tự động hóa được khâu đối chiếu hay không.
• Chênh lệch giữa phí thu của khách và cước trả cho hãng có cần theo dõi theo từng đơn, hay chỉ cần tổng theo tháng?