Tạo và theo dõi vận đơn

Bài này dành cho nhân viên kho và người trực đơn hàng: nó chỉ đúng chỗ nhập mã vận đơn, chỗ xem lại mã đó, và những giới hạn cần biết trước khi hứa với khách rằng "để em tra vận đơn cho chị".

Mã vận đơn được nhập ở đâu

Chỉ có một chỗ duy nhất: màn hình kho, mục Xuất kho (Fulfillment), và chỉ khi yêu cầu xuất kho đã ở trạng thái đã nhặt xong. Bên màn hình đơn hàng không có ô nào để gõ mã vận đơn.

Ô nhập mã nằm trong khung Đóng Gói (Packing & Labeling), có nhãn Mã vận đơn (Tracking Number) và dấu sao đỏ — nghĩa là bắt buộc. Nếu bỏ trống rồi bấm nút, hệ thống hiện thông báo "Vui lòng điền mã vận đơn!".

Các bước tạo vận đơn trên máy tính

1. Vào menu Giao dịch kho (Operations) → Xuất kho (Fulfillment).
2. Ở cột bên phải Đóng gói & Xuất hàng (Pack/Ship), bấm vào thẻ của yêu cầu cần đóng gói. Thẻ hiện mã yêu cầu dạng FM-... và dòng Đơn hàng OMS: #... để bạn đối chiếu với số đơn.
3. Trong khung chi tiết, tìm phần Đóng Gói (Packing & Labeling).
4. Gõ hoặc quét mã vận đơn vào ô Nhập mã vận đơn của hãng vận chuyển. Hệ thống tự viết hoa toàn bộ ký tự bạn nhập.
5. Chọn Hãng vận chuyển trong danh sách đổ xuống.
6. Bấm In Label & Đóng Gói. Màn hình báo "Đã ghi nhận thông tin đóng gói!" và yêu cầu chuyển sang trạng thái đã đóng gói.
7. Khi tài xế tới, bấm Xác nhận xuất kho (Ship). Màn hình báo "Đơn hàng đã được xuất kho thành công!".

Các bước tạo vận đơn trên điện thoại

1. Ở thanh dưới cùng, chọn Pack.
2. Màn hình Đóng gói (Packing) liệt kê các yêu cầu đã nhặt xong. Có ô tìm kiếm Tìm theo mã FM hoặc mã đơn OMS....
3. Bấm vào một yêu cầu để mở CHI TIẾT ĐÓNG GÓI.
4. Chọn hãng ở khung HÃNG VẬN CHUYỂN trước, vì mã quét xong là ghi luôn.
5. Quét mã vận đơn bằng Camera Scanner, hoặc bấm Chọn ảnh để quét từ ảnh chụp, hoặc gõ tay vào ô có sẵn rồi bấm Quét.
6. Quét xong màn hình hiện dòng xanh "Đóng gói thành công! Mã vận đơn: ... (tên hãng)". Trên điện thoại, bước đóng gói được hoàn tất tự động ngay sau khi quét — không phải bấm thêm nút nào.
7. Bấm Xác nhận xuất kho (Ship) khi bàn giao cho tài xế.

Lưu ý: trên điện thoại, nếu bạn chọn hãng sau khi đã quét mã thì lựa chọn mới không được ghi lại, vì khung chọn hãng biến mất ngay khi đóng gói xong. Chọn hãng trước, quét sau.

Xem lại mã vận đơn ở đâu

Mở Đơn hàng (Orders), vào chi tiết đơn, kéo tới khung Thông tin Fulfillment (WMS integration). Khung này hiện bốn ô cho mỗi kiện hàng:

Ô trên màn hình	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
Mã vận vận (WMS ID)	Mã yêu cầu xuất kho, dạng FM-<số đơn>	Hệ thống sinh ra khi duyệt đơn
Mã kho gửi hàng	Mã kho thực tế xuất hàng	Hệ thống chọn theo tồn kho
Trạng thái WMS	Kiện đang ở bước nào bên kho	Nhân viên kho
Đơn vị vận chuyển	Hãng vận chuyển; hiện Chưa cập nhật nếu chưa có dữ liệu	Nhân viên kho nhập bên màn hình kho
Mã vận đơn tracking	Chỉ hiện ra khi đã có mã	Nhân viên kho nhập bên màn hình kho
Thời gian giao	Giờ bàn giao cho hãng vận chuyển	Hệ thống ghi khi bấm xác nhận xuất kho

Đây cũng là chỗ để trả lời khách khi họ hỏi "đơn của em đi kho nào, mấy kiện".

Những việc màn hình hiện tại không làm được

• Không tra cứu được theo mã vận đơn. Cả màn hình đơn hàng lẫn màn hình kho đều không có ô tìm kiếm theo mã vận đơn. Muốn từ mã vận đơn tìm ra đơn, phải mở từng đơn ra xem.
• Hai ô Đơn vị vận chuyển và Mã vận đơn tracking bên màn hình đơn hàng thường trống. Khi kho báo trạng thái sang bên đơn hàng, bản tin chỉ mang theo trạng thái, không mang theo mã vận đơn và tên hãng. Nghĩa là mã bạn nhập bên kho có thể vẫn hiện Chưa cập nhật ở màn hình đơn hàng. Chỗ tin cậy nhất để đọc mã vận đơn hiện nay là màn hình kho.
• Không nối với hệ thống của hãng vận chuyển. Hệ thống không tự xin mã vận đơn từ hãng, không kiểm tra mã có thật hay không, và không nhận lại thông tin hành trình.
• Không kiểm tra mã trùng. Nếu lỡ dán cùng một mã vận đơn cho hai đơn khác nhau, hệ thống vẫn nhận.
• Không sửa được mã sau khi đã đóng gói. Khung nhập mã chỉ hiện ở trạng thái đã nhặt xong. Đóng gói rồi mới phát hiện gõ sai mã thì trên màn hình hiện tại không có đường sửa.
• Không in ra gì cả. Tên nút là In Label & Đóng Gói nhưng thao tác thực tế chỉ là lưu mã vận đơn và chốt bước đóng gói. Tem dán kiện vẫn phải in từ công cụ của hãng vận chuyển.
• Không ghi được nhiều mã vận đơn cho một kiện. Mỗi yêu cầu xuất kho chỉ giữ một mã vận đơn và một tên hãng.

Mẹo làm việc

• Lấy mã vận đơn từ công cụ của hãng trước, rồi mới mở màn hình đóng gói. Như vậy tránh việc kiện đã chuyển trạng thái mà mã còn để trống.
• Với đơn tách nhiều kiện, mỗi mã FM-...-1, FM-...-2 cần một mã vận đơn riêng. Đừng dùng chung một mã cho cả hai.
• Khi khách hỏi tình trạng giao hàng, hãy lấy mã vận đơn từ màn hình kho rồi tra trên trang của hãng vận chuyển. Hệ thống không có sẵn thông tin đó.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Việc mã vận đơn không hiện sang màn hình đơn hàng có đang gây khó cho bộ phận chăm sóc khách hàng không? Nếu có thì đây là điểm nên ưu tiên sửa.
• Khi gõ nhầm mã vận đơn và kiện đã đóng gói, hiện nay anh chị xử lý thế nào — hủy yêu cầu rồi tạo lại, hay ghi chú ra ngoài?
• Có cần hệ thống chặn việc dùng trùng mã vận đơn giữa các đơn không?
• Mã vận đơn có cần theo một khuôn dạng cố định của từng hãng để hệ thống kiểm tra giúp không?