Tổng quan bán hàng đa kênh

Bài này dành cho kế toán và nhân viên nghiệp vụ mới nhận việc theo dõi gian hàng trên sàn thương mại điện tử. Bài trả lời ba câu: VOMA nối với sàn để làm gì, dữ liệu chạy theo chiều nào, và mình mở màn hình nào để xem.

Sàn nào đang chạy thật

Trong danh sách kênh bán hàng, bạn có thể thấy nhiều thẻ kênh khác nhau (ví dụ Shopee, TikTok Shop, Webstore). Nhưng chỉ TikTok Shop là kênh hiện có đường nối trực tiếp với sàn: nhận đơn từ sàn về, đọc danh sách hàng đang bán trên sàn, và nhận số tồn đẩy lên.

Các kênh còn lại hiện chỉ dùng để phân loại và để xuất tệp dữ liệu. Nếu thấy tên một sàn khác trong danh sách, đừng hiểu là VOMA đang nối với sàn đó.

Bốn dòng dữ liệu và chiều chạy

Nguyên tắc chung: mỗi loại dữ liệu chỉ có một nơi giữ bản gốc. Nơi khác chỉ là bản sao.

Dữ liệu	Nơi giữ bản gốc	Chiều chạy	Xem ở màn hình
Tên, mô tả, ảnh, giá niêm yết, ngành hàng, thuộc tính	PIM	VOMA → sàn	Sản phẩm trong PIM
Số lượng tồn	Kho (WMS)	VOMA → sàn	Tồn kho (Inventory) trong WMS
Đơn hàng của khách mua trên sàn	Sàn	Sàn → VOMA	Đơn hàng (Orders) trong OMS
Danh sách hàng đang bán sẵn trên sàn	Sàn	Sàn → VOMA, một chiều, theo lượt bấm	Nhập từ sàn trong PIM

Hai điều dễ hiểu nhầm:

• Giá là của PIM, tồn là của kho. Khi cần sửa giá bán trên sàn thì sửa ở sản phẩm trong PIM, không sửa ở kho. Khi số lượng hiển thị trên sàn sai thì kiểm tra ở kho, không kiểm tra ở PIM.
• Đơn là của sàn. VOMA nhận đơn về để xử lý, chứ không tạo đơn cho sàn. Đơn từ sàn đi một chiều: sàn báo, VOMA ghi nhận.

Trạng thái kết nối một gian hàng

Mỗi gian hàng đã ủy quyền được lưu thành một dòng kết nối riêng. Mã trạng thái được ghi bằng chữ in hoa:

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
PENDING	Kết nối vừa được tạo, chưa dùng được đầy đủ	Hệ thống đặt; không có nút trên màn hình.
ACTIVE	Kết nối đang tốt, đẩy và nhận dữ liệu bình thường	Hệ thống đặt sau khi người bán ủy quyền xong.
EXPIRING	Quyền truy cập sắp hết hạn, hệ thống đang chuẩn bị tự gia hạn	Hệ thống tự xử lý; người dùng không cần làm gì.
EXPIRED	Quyền đã hết hạn và không tự gia hạn được nữa	Phải ủy quyền lại từ đầu. Nhờ người quản trị hệ thống.
REVOKED	Người bán hoặc sàn đã thu hồi quyền của VOMA	Là mốc kết thúc. Muốn dùng lại phải ủy quyền lại.

Khi kết nối rơi vào EXPIRED hoặc REVOKED, mọi việc đẩy hàng, đẩy tồn và nhận đơn của gian hàng đó dừng lại. Đây là nguyên nhân đầu tiên cần kiểm tra khi "tự nhiên không thấy đơn về nữa".

Ba màn hình cần nhớ

1. Trong PIM, mở Kênh bán hàng (Channels) ở nhóm Cài đặt hệ thống. Đây là nơi khai báo ngành hàng và thuộc tính mà sàn đòi.
2. Trong PIM, từ thẻ kênh bấm Nhập từ sàn. Đây là nơi kéo danh sách hàng đang bán trên sàn về PIM.
3. Trong OMS, mở Đơn hàng (Orders). Đơn từ sàn nằm chung với đơn tự tạo, phân biệt bằng cột Kênh bán.

Kho (WMS) không có mục nào liên quan tới kênh hay sàn trong menu. Việc đẩy tồn lên sàn chạy ngầm mỗi khi số tồn thay đổi.

Cái gì không làm được trên màn hình hiện tại

• Không có nút bắt đầu kết nối gian hàng. Ở tab Cấu hình chung & API của một kênh, phần Trạng thái kết nối tài khoản sàn ghi rõ: "Kết nối tài khoản sàn chưa được cấu hình tại màn hình này."
• Không có nút "Đẩy lên sàn" trên màn hình sản phẩm. Việc đẩy hàng lên TikTok Shop hiện do người quản trị chạy theo lượt cho toàn bộ sản phẩm đang hiển thị.
• Không có màn hình theo dõi hàng chờ đồng bộ. Khi một lượt đẩy hỏng, lý do có được ghi lại nhưng không hiện ra ở bất kỳ màn hình nào.
• Không đẩy trạng thái đơn ngược lên sàn. Đơn xử lý xong trong VOMA thì trạng thái bên sàn không tự đổi theo.
• Không lấy mã vận đơn từ sàn. Nhân viên kho quét mã vận đơn giấy vào màn hình đóng gói.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Với gian hàng nhiều kho, cần xác nhận số tồn hiển thị trên sàn nên lấy theo kho nào; hệ thống hiện đẩy theo kho của vị trí vừa có thay đổi.
• Cần xác nhận ai trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm ủy quyền lại khi kết nối chuyển sang EXPIRED, vì thao tác này không có trên màn hình nghiệp vụ.
• Cần xác nhận có muốn dùng các kênh khác ngoài TikTok Shop hay không; hiện các thẻ kênh khác chỉ phục vụ xuất tệp.