Mã sản phẩm và quy ước đặt tên

Mã giúp nhận ra đúng hàng khi đối chiếu bán hàng, kho và chứng từ. Trên màn hình tạo sản phẩm có Mã SKU sản phẩm cha; trong bảng Thông tin bán hàng mỗi biến thể có SKU phân loại và có thể có Mã vạch (Barcode).

Quy ước nên dùng

• Dùng một mã sản phẩm cha ổn định cho một mẫu hàng, dễ nhận ra khi tìm kiếm.
• Dùng mã biến thể riêng cho từng tổ hợp lựa chọn. Mã phải khác nhau giữa các biến thể.
• Không dùng mã chứa giá, tên chương trình giảm giá, vị trí để hàng hay thông tin thay đổi thường xuyên.
• Dùng cùng một cách viết trong cả danh mục: viết hoa hay có dấu gạch nối là lựa chọn của đơn vị, nhưng cần nhất quán.

Khi nhập tên sản phẩm và chọn ngành hàng, màn hình có thể tự tạo mã sản phẩm cha. Hãy coi đó là gợi ý: trước khi lưu, kiểm tra mã có đúng quy ước nội bộ và không trùng với hàng đang dùng. Nếu tự gõ mã, mã đó được ưu tiên thay cho gợi ý.

Vì sao không nên đổi mã sau khi đã phát sinh giao dịch

Sau khi mã đã được dùng để bán hàng, nhập kho hoặc lập chứng từ, việc đổi mã có thể làm người đối chiếu nhầm hàng cũ với hàng mới. Báo cáo và chứng từ đã in cũng có thể vẫn mang mã cũ. Vì vậy, kế toán và người quản lý danh mục nên thống nhất mã trước khi cho hàng đi vào sử dụng.

Lỡ đặt sai thì làm gì

1. Xác định hàng đã được sử dụng trong bán hàng, kho hoặc chứng từ chưa.
2. Nếu chưa sử dụng, mở Cập nhật sản phẩm, sửa ô Mã SKU sản phẩm cha hoặc dòng SKU phân loại, rồi lưu và kiểm tra lại danh sách biến thể.
3. Nếu đã sử dụng, không tự đổi ngay. Ghi lại mã cũ, mã dự kiến và các chứng từ bị ảnh hưởng; trao đổi với kế toán và người phụ trách kho trước khi quyết định.
4. Khi cần tách hàng mới để tránh nhầm lẫn, dùng Sao chép sản phẩm để tạo bản mới, đặt mã đúng cho bản mới và dừng dùng bản cũ theo quy trình nội bộ.

Nếu màn hình báo mã đã tồn tại, hãy kiểm tra lại danh sách sản phẩm và biến thể. Không thêm ký tự ngẫu nhiên chỉ để vượt qua cảnh báo, vì cách đó làm mất ý nghĩa của quy ước.

Chưa kiểm chứng

• Chưa kiểm tra trên màn hình thật các loại giao dịch nào sẽ bị ảnh hưởng khi thay đổi mã sau khi đã lưu.
• Hệ thống có ô để sửa mã trong màn hình cập nhật, nhưng chưa xác nhận có chặn hoặc cảnh báo riêng khi mã đã phát sinh giao dịch.