Vòng đời sản phẩm: nháp, đang bán, ngừng bán

Bài này dành cho người quản lý danh mục hàng hoá và kế toán. Nó nói rõ một sản phẩm đi qua những trạng thái nào, bấm nút nào để đổi, và điều gì xảy ra ở màn hình đơn hàng, màn hình kho và trên sàn khi bạn cho một mặt hàng ngừng bán.

Hai nút quyết định trạng thái

Ở cuối màn hình tạo hoặc sửa sản phẩm có ba nút:

1. Hủy — thoát, không lưu.
2. Lưu nháp — lưu sản phẩm ở trạng thái bản nháp.
3. Lưu & Hiển thị khi tạo mới, hoặc Cập nhật & Hiển thị khi sửa sản phẩm đã có — lưu và đưa sản phẩm sang trạng thái đang hoạt động.

Không có nút "Ngừng bán" riêng. Muốn ngừng bán một mặt hàng, hãy mở sản phẩm và bấm Lưu nháp. Thao tác đó đưa sản phẩm về bản nháp và kéo theo mọi ảnh hưởng nêu ở phần dưới.

Bảng trạng thái

Trạng thái	Ý nghĩa dễ hiểu	Ai tác động được
Draft	Bản nháp. Chưa bán. Danh sách hiển thị là Bản nháp, nằm ở tab Chưa được đăng (Nháp)	Người tạo hoặc sửa sản phẩm, bằng nút Lưu nháp
Published	Đang hoạt động. Hàng bán được. Danh sách hiển thị là Đang hoạt động	Người tạo hoặc sửa sản phẩm, bằng nút Lưu & Hiển thị hoặc Cập nhật & Hiển thị
Out of Stock	Hết hàng. Vẫn hiện trên trang bán hàng công khai, nhưng màn hình đơn hàng và màn hình kho coi là đã ngừng dùng	Không ai đặt được từ màn hình sản phẩm hiện tại
Banned	Bị chặn. Bị xử lý y như bản nháp ở mọi nơi	Không ai đặt được từ màn hình sản phẩm hiện tại

Màn hình sản phẩm chỉ đặt được hai trạng thái đầu. Hai trạng thái sau tồn tại trong dữ liệu và được hệ thống xử lý đúng nếu gặp, nhưng không có nút nào trên giao diện tạo ra chúng.

Ngoài trạng thái của sản phẩm còn có trạng thái niêm yết riêng cho từng kênh bán. Công tắc Niêm yết trên Shopee và Niêm yết trên TikTok Shop trong màn hình sản phẩm bật tắt trạng thái này. Hai mức trạng thái độc lập nhau: một sản phẩm đang hoạt động vẫn có thể chưa bật niêm yết ở kênh nào.

Lọc theo trạng thái ở danh sách

Màn hình Danh Sách Sản Phẩm có ba tab:

• Tất cả — mọi sản phẩm.
• Đang hoạt động — chỉ hàng đang bán.
• Chưa được đăng (Nháp) — chỉ bản nháp.

Số trong ngoặc bên cạnh tên tab là số dòng của tab đang mở.

Khi cho một mặt hàng ngừng bán

Bấm Lưu nháp cho một sản phẩm đang hoạt động. Từ thời điểm đó:

Ở màn hình đơn hàng. Mặt hàng được đánh dấu ngừng dùng trong danh sách hàng hoá của bộ phận đơn hàng. Nó không còn hiện ra khi nhân viên tìm sản phẩm để thêm vào đơn mới. Bản ghi không bị xoá, vì các đơn cũ vẫn cần đọc lại tên hàng và mã hàng. Đơn đã lập trước đó giữ nguyên, kể cả đơn chưa xử lý xong.

Ở màn hình kho. Bản đối chiếu mã vạch của mặt hàng chuyển sang ngừng dùng. Dữ liệu vẫn còn để tra cứu lịch sử nhập, nhặt và đóng gói.

Với việc đưa hàng lên TikTok Shop. Chỉ sản phẩm ở trạng thái đang hoạt động mới nằm trong lượt đẩy hàng lên sàn. Sản phẩm về bản nháp sẽ bị bỏ ra khỏi các lượt sau. Lưu ý là việc này không tự gỡ hàng đang hiển thị trên sàn; muốn ngừng bán trên sàn phải xử lý ở kênh đó.

Trên trang bán hàng công khai. Trang chỉ hiện hàng ở trạng thái đang hoạt động và hết hàng. Bản nháp biến mất khỏi trang.

Với khuyến mãi. Chương trình khuyến mãi vẫn tính giá cho biến thể của sản phẩm nháp. Vì khách không nhìn thấy hàng nháp nên thực tế không có tác động, nhưng con số vẫn nằm trong phần xem trước tác động của chương trình.

Cảnh báo riêng cho việc xoá một biến thể khi sửa sản phẩm (không ngừng cả sản phẩm). Mọi điều mô tả ở trên — báo ngừng dùng xuống màn hình đơn hàng và màn hình kho — chỉ áp dụng cho việc chuyển CẢ sản phẩm về bản nháp hoặc xoá CẢ sản phẩm. Nếu thay vào đó bạn mở Cập nhật sản phẩm rồi xoá riêng MỘT biến thể trong bảng biến thể (ví dụ ngừng bán riêng một màu hoặc một size) trong khi sản phẩm vẫn ở trạng thái đang hoạt động, đây là một lỗi kỹ thuật đã xác nhận và đang chờ sửa: thao tác đó hiện KHÔNG báo được xuống màn hình đơn hàng và màn hình kho — hai nơi đó vẫn coi biến thể đã xoá là còn bán. Trước khi lỗi được vá, muốn ngừng bán riêng một biến thể thì không nên xoá nó khỏi bảng biến thể lúc sửa sản phẩm; nếu bắt buộc phải làm, phải báo thủ công cho bộ phận đơn hàng và bộ phận kho biết mã hàng nào vừa ngừng bán.

Chiều ngược lại cũng đúng: bấm Cập nhật & Hiển thị cho một sản phẩm nháp sẽ đưa nó trở lại, mặt hàng xuất hiện lại ở màn hình đơn hàng và ở màn hình kho.

Xoá sản phẩm khác với ngừng bán

Ở mỗi dòng của danh sách có nút Xóa. Chọn nhiều dòng bằng ô đánh dấu thì thêm nút Xóa đã chọn ở góc trên. Hộp thoại xác nhận ghi rõ "Bạn sắp xóa vĩnh viễn ... sản phẩm đã chọn".

Xoá lấy sản phẩm ra khỏi danh mục hàng hoá hẳn. Cùng lúc, hệ thống báo ngừng dùng xuống màn hình đơn hàng và màn hình kho, đúng như khi chuyển về bản nháp, nên bản ghi ở hai nơi đó không mất và đơn cũ vẫn đọc được tên hàng.

Không có nút hoàn tác. Chỉ nên xoá khi mặt hàng chưa từng phát sinh giao dịch. Mặt hàng đã bán thì chuyển về bản nháp, đừng xoá.

Trình tự làm việc nên theo

1. Tạo sản phẩm, bấm Lưu nháp.
2. Bổ sung ảnh, mô tả, thuộc tính kỹ thuật, khối lượng, kích thước và giá cho từng biến thể.
3. Nếu bán qua sàn, bật niêm yết cho kênh và kiểm tra ngành hàng trên kênh đã có ánh xạ.
4. Soát lại lần cuối bằng nút Xem trước ở dòng sản phẩm.
5. Bấm Cập nhật & Hiển thị để mở bán.
6. Khi ngừng kinh doanh mặt hàng, bấm Lưu nháp để rút khỏi bán hàng, giữ nguyên lịch sử.

Bước 2 không nên bỏ qua kể cả khi chỉ muốn thử. Thiếu ảnh, thiếu khối lượng hoặc thiếu kích thước là những lý do thường gặp khiến sản phẩm không đưa lên sàn được, và những lý do đó chỉ lộ ra ở lượt đẩy hàng chứ không hiện ngay lúc lưu.

Việc màn hình hiện tại không làm được

• Không có nút đổi trạng thái ngay trên danh sách. Muốn ngừng bán phải mở từng sản phẩm rồi bấm Lưu nháp.
• Không đổi trạng thái hàng loạt. Thao tác hàng loạt duy nhất là xoá.
• Không đặt được ngày ngừng bán tự động.
• Không đặt được trạng thái hết hàng hay bị chặn từ giao diện.
• Không thấy trên màn hình sản phẩm rằng mặt hàng đang có đơn chưa xử lý xong. Phải sang màn hình đơn hàng để kiểm tra trước khi cho ngừng bán.
• Không có nút đẩy hàng lên sàn ngay tại màn hình sản phẩm. Công tắc niêm yết chỉ đánh dấu để đưa vào lượt đẩy do người phụ trách kênh thực hiện.
• Không khôi phục được sản phẩm đã xoá.

Điểm cần người nghiệp vụ xác nhận

• Cần chốt quy trình khi ngừng bán một mặt hàng còn đơn chưa giao: giữ hàng ở trạng thái đang hoạt động cho tới khi giao xong, hay chuyển nháp ngay và xử lý riêng các đơn còn lại.
• Cần xác nhận việc chuyển một sản phẩm về bản nháp có phải kèm thao tác gỡ hàng thủ công trên Shopee và TikTok Shop hay không.
• Hai trạng thái hết hàng và bị chặn hiện không đặt được từ giao diện. Cần quyết định có bổ sung nút cho chúng không, hay bỏ hẳn để tránh nhầm lẫn.
• Chưa kiểm tra trên màn hình thật độ trễ giữa lúc bấm lưu ở màn hình sản phẩm và lúc màn hình đơn hàng ngừng tìm thấy mặt hàng đó.