Huỷ và điều chỉnh hoá đơn

Với hoá đơn đã phát hành, VOMA không hướng dẫn huỷ như một cách sửa sai; luồng được thiết kế để lập hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh có liên kết với hoá đơn gốc.

Khi nào không dùng huỷ?

Mã nguồn và giao diện hiện coi Đã huỷ là trạng thái cũ của dữ liệu. Hoá đơn đã phát hành phải được xử lý bằng hoá đơn mới có quan hệ với bản gốc. Việc huỷ bản nháp là việc khác: bản nháp có thể được xoá trước khi phát hành.

Chọn thay thế hay điều chỉnh

Việc cần làm	Cách VOMA phân loại	Điều đã có căn cứ trong hệ thống
Lập một hoá đơn mới thay cho hoá đơn gốc	Thay thế	Có nút Lập hoá đơn thay thế trên trang chi tiết
Sửa thông tin trên hoá đơn	Điều chỉnh thông tin	Có loại nghiệp vụ trong mã miền; chưa có màn hình thao tác được xác nhận
Sửa số tiền	Điều chỉnh tiền	Có loại nghiệp vụ trong mã miền; chưa có màn hình thao tác được xác nhận

Nguồn hiện có chưa nêu tiêu chí pháp lý cụ thể cho từng loại sai sót. Không tự chọn thay thế hay điều chỉnh chỉ dựa vào tên lỗi; nếu chưa chắc, cần người nghiệp vụ xác nhận.

Điều kiện lập hoá đơn thay thế

• Hoá đơn gốc phải ở trạng thái CQT đã chấp nhận.
• Hoá đơn gốc không được đã bị thay thế theo nhánh đang được hệ thống bảo vệ.
• Cần nhập lý do sai sót.
• Cần nhập lại các dòng hàng và tổng tiền của hoá đơn mới.
• Hoá đơn mới phải tham chiếu hoá đơn gốc.

Khi chưa đạt điều kiện về trạng thái thuế, nút lập thay thế bị vô hiệu hoá. Khi hoá đơn gốc đã có quan hệ thay thế không còn hợp lệ, hệ thống từ chối yêu cầu thay thế.

Các bước lập hoá đơn thay thế

1. Chọn đúng người bán.
2. Mở danh sách hoá đơn và mở chi tiết hoá đơn gốc.
3. Kiểm tra số hoá đơn, trạng thái thuế và trạng thái nghiệp vụ.
4. Chọn Lập hoá đơn thay thế.
5. Nhập lý do sai sót.
6. Kiểm tra hoặc sửa các dòng hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất và tổng tiền của hoá đơn mới.
7. Gửi yêu cầu.
8. Theo dõi yêu cầu trong hàng đợi. Đây là yêu cầu mới, chưa phải số hoá đơn mới ngay tại thời điểm bấm gửi.
9. Sau khi thành công, mở lại hoá đơn gốc để kiểm tra quan hệ Đã được thay thế bởi và mở hoá đơn mới để kiểm tra số cùng trạng thái thuế.

Giấy tờ và lý do sai sót

Hệ thống tạo một văn bản thoả thuận gắn với hoá đơn gốc từ mẫu cố định và lưu bản này bất biến. Người dùng nhập lý do sai sót; hệ thống không yêu cầu người dùng gõ một chuỗi thay thế cho văn bản đó. Nguồn hiện có chưa xác nhận nội dung pháp lý đầy đủ, người ký, hay việc có phải tải thêm giấy tờ ngoài hệ thống hay không.

Điều chỉnh

Mã miền phân biệt điều chỉnh tiền và điều chỉnh thông tin. Cả hai đều phải qua điều kiện hoá đơn gốc đã được cơ quan thuế chấp nhận. Tuy nhiên, nguồn hiện có xác nhận màn hình thao tác thay thế, chưa xác nhận màn hình gửi điều chỉnh; không hướng dẫn tự tạo điều chỉnh bằng cách khác.

Sai sót thường gặp

• Tìm nút huỷ để sửa một hoá đơn đã phát hành.
• Lập thay thế khi trạng thái thuế chưa là CQT đã chấp nhận.
• Bỏ trống lý do sai sót hoặc không kiểm tra dòng hàng mới.
• Nghĩ rằng gửi yêu cầu thay thế đã tạo ngay số hoá đơn mới.
• Tự coi điều chỉnh thông tin và điều chỉnh tiền là cùng một thao tác.