Xử lý lỗi thường gặp khi lập hoá đơn

Khi gặp lỗi, hãy đọc triệu chứng trên màn hình để phân biệt lỗi dữ liệu, lỗi cấu hình, lỗi đang chờ hay lỗi chưa rõ kết quả trước khi thử lại.

Bảng xử lý nhanh

Triệu chứng nhìn thấy	Nguyên nhân có căn cứ	Cách xử lý
Không thể phát hành vì chưa có ký hiệu	Người bán chưa có ký hiệu đang hoạt động	Nhờ người quản trị khai báo hoặc chọn lại ký hiệu đang hoạt động; không dùng mã mặc định
Yêu cầu hiện Bị chặn	Dòng hàng thiếu hoặc có thuế suất ngoài danh sách được hỗ trợ	Sửa dữ liệu SKU hoặc dữ liệu đơn hàng; không tự đoán thuế suất; sau đó đưa lại yêu cầu vào hàng đợi
Yêu cầu hiện Lỗi không tự phục hồi	Dữ liệu hoặc điều kiện phát hành cần người xử lý	Mở chi tiết yêu cầu, sửa nguyên nhân, rồi đưa lại vào hàng đợi thủ công một lần
Yêu cầu hiện Chưa rõ kết quả	Kết nối gián đoạn nên chưa biết nhà cung cấp đã nhận hay chưa	Không phát hành lại; chờ đối soát xác định đã nhận hoặc chưa nhận
Yêu cầu hiện Chờ cấp số	Nhà cung cấp trả kết quả thành công nhưng chưa trả số ngay	Chờ tiến trình dò số; không bấm phát hành lại
Có số nhưng trạng thái thuế chưa là CQT đã chấp nhận	Phản hồi của nhà cung cấp không đủ để kết luận cơ quan thuế đã nhận	Theo dõi trạng thái thuế; không lập thay thế khi chưa được chấp nhận
Không tìm thấy hoá đơn	Chưa chọn đúng người bán, hoặc hoá đơn không thuộc người bán đang chọn	Chọn lại người bán rồi làm mới danh sách; nếu vẫn không có, cung cấp số hoặc mã yêu cầu cho người phụ trách
Không tải được PDF hoặc XML, màn hình báo chưa có tệp	Tiến trình tải tệp từ nhà cung cấp chưa hoàn tất, hoặc tệp chưa có trong kho	Thử lại sau; nếu kéo dài, nhờ người quản trị kiểm tra tiến trình tải tệp
Không lập được hoá đơn thay thế	Hoá đơn gốc chưa ở trạng thái CQT đã chấp nhận, hoặc đã có thay thế không hợp lệ	Kiểm tra hai trạng thái và quan hệ hoá đơn; không tìm cách bỏ qua điều kiện
Mã số thuế người bán không khớp	Tài khoản phát hành và dữ liệu người bán không cùng mã số thuế	Dừng thao tác và nhờ người quản trị sửa cấu hình tài khoản; không phát hành thử

Khi lỗi có thể thử lại?

Chỉ đưa lại vào hàng đợi sau khi đã biết nguyên nhân và sửa xong dữ liệu hoặc cấu hình. Việc bấm thử lại liên tục có thể tạo nhiều lần xử lý cho cùng một yêu cầu hoặc làm khó việc đối soát.

Không thử lại trong hai trường hợp sau:

• Chờ cấp số: hoá đơn có thể đã được tạo ở nhà cung cấp.
• Chưa rõ kết quả: chưa xác định được nhà cung cấp đã tạo hay chưa.

Khi đơn hàng hoàn tất nhưng không có yêu cầu

1. Chọn đúng người bán.
2. Mở hàng đợi và làm mới.
3. Kiểm tra đơn hàng đã thật sự ở trạng thái hoàn tất chưa.
4. Kiểm tra kênh bán đã có chính sách doanh thu và ký hiệu hoạt động chưa.
5. Nếu vẫn không có, báo người quản trị kiểm tra kênh nhận đơn. Nguồn hiện tại ghi nhận môi trường có thể chưa cấu hình địa chỉ chuyển đơn từ hệ thống quản lý đơn hàng.

Khi nào cần dừng và báo người phụ trách?

Dừng ngay khi thấy sai mã số thuế người bán, sai người mua, sai tổng tiền, không chắc nhà cung cấp đã nhận yêu cầu, hoặc không biết chọn thay thế hay điều chỉnh. Những trường hợp này cần sửa căn cứ trước khi phát hành lại.

Sai sót thường gặp

• Thấy “Chưa rõ kết quả” rồi tạo yêu cầu mới.
• Tự đổi thuế suất để vượt trạng thái “Bị chặn”.
• Đưa lại yêu cầu nhiều lần mà không sửa nguyên nhân.
• Tải tệp liên tục khi tệp vẫn đang được tiến trình nền lấy về.
• Bỏ qua việc kiểm tra người bán đang chọn.