Tra cứu và tải hoá đơn

Để tra cứu hoá đơn, chọn đúng người bán, lọc theo trạng thái hoặc mã số thuế người mua, rồi mở dòng hoá đơn cần xem.

Tìm trong danh sách

1. Chọn người bán ở thanh phía trên.
2. Mở Danh sách Hoá đơn Điện tử.
3. Dùng bộ lọc trạng thái nếu cần: Tất cả, Đã phát hành, Chưa gửi CQT, Đã gửi chờ phản hồi, CQT đã chấp nhận hoặc CQT từ chối.
4. Nhập mã số thuế người mua vào ô tìm kiếm nếu cần thu hẹp danh sách.
5. Xem số hoá đơn, mẫu số, ký hiệu, người mua, tổng tiền, trạng thái thuế, trạng thái nghiệp vụ và ngày tạo.
6. Chọn số hoá đơn hoặc Xem chi tiết.

Danh sách hiển thị theo người bán đang chọn. Hoá đơn của người bán khác được coi như không tìm thấy trong trang chi tiết để không làm lộ dữ liệu giữa các người bán.

Xem chi tiết

Trang chi tiết có các nhóm thông tin sau:

• Số hoá đơn, mẫu số và ký hiệu.
• Người mua và mã số thuế người mua.
• Tiền trước thuế, tiền thuế VAT và tổng tiền thanh toán.
• Các dòng hàng, nếu dữ liệu dòng hàng có trong bản chụp đơn hàng.
• Mã cơ quan thuế, nếu đã được cấp.
• Mã lưu trữ của nhà cung cấp, nếu có.
• Trạng thái thuế và trạng thái nghiệp vụ.
• Quan hệ với hoá đơn gốc, hoá đơn thay thế hoặc hoá đơn điều chỉnh.
• Lịch sử thay đổi khi người dùng có quyền xem lịch sử.

Tải tệp

1. Mở danh sách hoặc trang chi tiết của hoá đơn.
2. Chọn Tải PDF để tải bản PDF, hoặc Tải XML để tải bản XML.
3. Mở tệp đã tải và kiểm tra tên hoá đơn trước khi gửi cho người mua hoặc lưu hồ sơ.

Hệ thống còn có thể lưu tệp ZIP do nhà cung cấp trả về, nhưng màn hình người dùng hiện có thao tác tải PDF và XML.

Khi chưa có tệp

Hoá đơn có thể đã có số nhưng PDF hoặc XML chưa được lấy về. Thông báo “chưa có tệp” trong trường hợp này là trạng thái chờ lấy tệp, không tự động chứng minh hoá đơn bị lỗi. Thử lại sau; nếu kéo dài, báo người quản trị kiểm tra tiến trình tải tệp.

Đối chiếu trước khi dùng tệp

Trước khi gửi tệp cho người mua hoặc dùng cho công việc kế toán:

1. Đối chiếu số hoá đơn và ký hiệu.
2. Đối chiếu người mua và mã số thuế.
3. Đối chiếu tổng tiền và tiền thuế.
4. Đối chiếu trạng thái thuế.
5. Nếu là hoá đơn thay thế hoặc điều chỉnh, kiểm tra quan hệ với hoá đơn gốc.

Sai sót thường gặp

• Tra cứu khi đang chọn nhầm người bán.
• Thấy “Chưa cấp số” rồi tải tệp ngay.
• Chỉ xem PDF mà không kiểm tra trạng thái thuế và quan hệ hoá đơn.
• Gửi tệp khi chưa đối chiếu mã số thuế người mua.
• Tải lại nhiều lần khi PDF hoặc XML chưa được lấy về.